Contratar um funcionário CLT custa muito mais do que o salário registrado — e entender esse valor real é essencial para qualquer empresa que queira planejar o orçamento de forma inteligente.
Entre encargos, benefícios e custos indiretos, o valor total pode chegar a até o dobro do salário base. Mas afinal, quais são os gastos obrigatórios que pesam na folha?
Neste artigo, você vai descobrir quanto realmente custa contratar um colaborador CLT em 2025, com exemplos práticos, fórmulas simples e dicas para reduzir custos trabalhistas sem descumprir a lei.
Se você é gestor de RH ou lidera uma área financeira, este guia foi feito para ajudar a responder, com clareza e números, à pergunta que todo empresário já se fez: “quanto custa manter um funcionário no Brasil?”
Para registrar um colaborador no regime CLT há custos obrigatórios que o empregador precisa prever no orçamento para evitar surpresas e manter as contas em dia. Os principais componentes são:
✅ Salário base: valor acordado no contrato.
✅ INSS patronal e Terceiros: contribuição para entidades como SESC, SENAI, INCRA, FGT e outros encargos que pode chegar a aproximadamente ~20% sobre o salário.
✅ FGTS: 8% do salário depositados mensalmente.
✅ 13º salário: equivalente a 1/12 do salário por mês trabalhado.
✅ Férias + 1/3: provisão anual equivalente a 1/12 + 1/3 extra.
✅ Risco Ambiental do Trabalho (RAT): de acordo com o risco, em que mínimo (1%), médio (2%) e alto (3%).
✅ Outros encargos: como adicionais de insalubridade, periculosidade ou acordos coletivos.
➡️ Custo estimado para o empregador: cerca de R$ 4.340 por mês.
Ter clareza sobre esses valores ajuda o RH a negociar salários de forma realista, planejar o fluxo de caixa e evitar erros no fechamento da folha de pagamento.
Calcular quanto custa para o empregador manter um funcionário não pode se limitar apenas ao salário e encargos obrigatórios.
Existem custos adicionais que, muitas vezes, ficam “escondidos” no orçamento, mas pesam significativamente no custo final, como horas extras, comissão, prêmio, PLR e etc.
Principais exemplos:
✅ Benefícios obrigatórios e opcionais: vale transporte, vale alimentação/refeição, plano de saúde, seguro de vida, PLR.
✅ Encargos sobre benefícios: INSS patronal sobre valores pagos em dinheiro.
✅ Treinamentos obrigatórios: como normas de segurança (SST).
✅ Custos com equipamentos e estrutura: notebook, celular corporativo, mobiliário para home office.
✅ Turnover: custos com desligamentos, multas rescisórias e o tempo para recrutar e treinar substitutos.
💡 Atenção especial para negociação coletiva:
Vale transporte, vale alimentação, planos de saúde e outros benefícios podem ter regras definidas em convenções ou acordos coletivos de trabalho.
É essencial que o RH conheça as normas do sindicato da categoria para garantir conformidade e evitar passivos trabalhistas.
Além disso, essas negociações podem trazer variações significativas nos custos — por isso precisam ser sempre consideradas no planejamento da folha.
Depois de entender salário, encargos e custos adicionais, vem o passo mais importante: somar tudo de forma estruturada para prever o impacto real na folha.
✅ Fórmula simplificada:
Custo total = Salário base + encargos obrigatórios + benefícios + custos indiretos.
✔️ Salário base: o valor acordado no contrato.
✔️ Encargos obrigatórios: INSS patronal, FGTS, férias + 1/3, 13º salário.
✔️ Benefícios: vale transporte, alimentação, plano de saúde, PLR, entre outros.
✔️ Custos indiretos: treinamentos obrigatórios, equipamentos, custos de recrutamento, turnover.
💡 Exemplo prático (estimado):
✅ Custo mensal aproximado para o empregador: ~R$ 5.040
💡 Dica para RHs e líderes de folha:
Não existe um único “valor fixo” para todos os casos. Os custos variam por setor, localidade, acordos coletivos e política de benefícios da empresa.
Para maior previsibilidade, use planilhas ou sistemas de folha de pagamento que permitam simular cenários com diferentes combinações de salários e benefícios.
Antes de tomar decisões de contratação ou ajustar políticas salariais, é fundamental entender o contexto do mercado de trabalho.
O Novo Caged oferece dados oficiais e atualizados sobre empregos formais no Brasil, que ajudam o RH a planejar de forma mais estratégica e alinhada com a realidade do setor.
Ao calcular quanto custa para o empregador manter um funcionário, muitas vezes o RH foca apenas em salários e encargos, mas uma grande fonte de custo (e de economia potencial) está na forma como sua empresa preenche vagas.
✅ Contratação externa:
✅ Promoção interna:
💡 Insight para RH:
Investir em capacitação interna, upskilling e reskilling reduz custos de recrutamento externo e fortalece o time.
Mas o segredo não é excluir uma opção — é equilibrar estratégias conforme a necessidade da função e o momento do negócio.
✔️ Dica prática:
Em muitos casos, investir em treinamento interno sai mais barato no longo prazo, mas combinar estratégias é o caminho mais inteligente para construir equipes fortes e equilibradas.
Existem estratégias legais, responsáveis e sustentáveis para otimizar a folha de pagamento e manter a competitividade do negócio.
✅ Planejamento da folha de pagamento:
✅ Benefícios flexíveis e personalizados:
✅ Gestão ativa de turnover:
✅ Cultura de desenvolvimento contínuo:
✅ Uso de tecnologia e sistemas de RH:
Entender quanto custa para registrar um funcionário CLT é ter clareza sobre todos os encargos, benefícios e custos indiretos que realmente impactam o caixa da empresa.
Além disso, é uma oportunidade para transformar custos trabalhistas em investimento estratégico: planejando melhor, reduzindo desperdícios, fortalecendo a cultura organizacional e criando um ambiente onde talentos querem ficar e crescer.