Quanto custa contratar um funcionário CLT em 2025? Veja exemplos

Contratar um funcionário CLT custa muito mais do que o salário registrado — e entender esse valor real é essencial para qualquer empresa que queira planejar o orçamento de forma inteligente.

Entre encargos, benefícios e custos indiretos, o valor total pode chegar a até o dobro do salário base. Mas afinal, quais são os gastos obrigatórios que pesam na folha?

Neste artigo, você vai descobrir quanto realmente custa contratar um colaborador CLT em 2025, com exemplos práticos, fórmulas simples e dicas para reduzir custos trabalhistas sem descumprir a lei.

Se você é gestor de RH ou lidera uma área financeira, este guia foi feito para ajudar a responder, com clareza e números, à pergunta que todo empresário já se fez: “quanto custa manter um funcionário no Brasil?”

Quanto custa para contratar um funcionário CLT?

Para registrar um colaborador no regime CLT há custos obrigatórios que o empregador precisa prever no orçamento para evitar surpresas e manter as contas em dia. Os principais componentes são:

✅ Salário base: valor acordado no contrato.
✅ INSS patronal e Terceiros: contribuição para entidades como SESC, SENAI, INCRA, FGT e outros encargos que pode chegar a aproximadamente ~20% sobre o salário.
✅ FGTS: 8% do salário depositados mensalmente.
✅ 13º salário: equivalente a 1/12 do salário por mês trabalhado.
✅ Férias + 1/3: provisão anual equivalente a 1/12 + 1/3 extra.

✅ Risco Ambiental do Trabalho (RAT): de acordo com o risco, em que mínimo (1%), médio (2%) e alto (3%).

✅ Outros encargos: como adicionais de insalubridade, periculosidade ou acordos coletivos.

 Exemplo prático simplificado:

• Salário registrado: R$ 3.000
• INSS patronal (~20%): R$ 600
• FGTS (8%): R$ 240
• Provisão 13º + férias: ~R$ 500

➡️ Custo estimado para o empregador: cerca de R$ 4.340 por mês.

Ter clareza sobre esses valores ajuda o RH a negociar salários de forma realista, planejar o fluxo de caixa e evitar erros no fechamento da folha de pagamento.

Custos trabalhistas adicionais além do salário CLT

Calcular quanto custa para o empregador manter um funcionário não pode se limitar apenas ao salário e encargos obrigatórios.

Existem custos adicionais que, muitas vezes, ficam “escondidos” no orçamento, mas pesam significativamente no custo final, como horas extras, comissão, prêmio, PLR e etc.

Principais exemplos:

✅ Benefícios obrigatórios e opcionais: vale transporte, vale alimentação/refeição, plano de saúde, seguro de vida, PLR.
✅ Encargos sobre benefícios: INSS patronal sobre valores pagos em dinheiro.
✅ Treinamentos obrigatórios: como normas de segurança (SST).
✅ Custos com equipamentos e estrutura: notebook, celular corporativo, mobiliário para home office.
✅ Turnover: custos com desligamentos, multas rescisórias e o tempo para recrutar e treinar substitutos.

💡 Atenção especial para negociação coletiva:

Vale transporte, vale alimentação, planos de saúde e outros benefícios podem ter regras definidas em convenções ou acordos coletivos de trabalho.

É essencial que o RH conheça as normas do sindicato da categoria para garantir conformidade e evitar passivos trabalhistas.

Além disso, essas negociações podem trazer variações significativas nos custos — por isso precisam ser sempre consideradas no planejamento da folha.

Como calcular o custo de um funcionário CLT na folha de pagamento

Depois de entender salário, encargos e custos adicionais, vem o passo mais importante: somar tudo de forma estruturada para prever o impacto real na folha.

✅ Fórmula simplificada:

Custo total = Salário base + encargos obrigatórios + benefícios + custos indiretos.

✔️ Salário base: o valor acordado no contrato.
✔️ Encargos obrigatórios: INSS patronal, FGTS, férias + 1/3, 13º salário.
✔️ Benefícios: vale transporte, alimentação, plano de saúde, PLR, entre outros.
✔️ Custos indiretos: treinamentos obrigatórios, equipamentos, custos de recrutamento, turnover.

💡 Exemplo prático (estimado):

• Salário base: R$ 3.000
• INSS patronal (~20%): R$ 600
• FGTS (8%): R$ 240
• Provisão férias + 13º: ~R$ 500
• Benefícios (vale transporte, alimentação): ~R$ 400
• Custos indiretos médios: ~R$ 300

✅ Custo mensal aproximado para o empregador: ~R$ 5.040

💡 Dica para RHs e líderes de folha:

Não existe um único “valor fixo” para todos os casos. Os custos variam por setor, localidade, acordos coletivos e política de benefícios da empresa.

Para maior previsibilidade, use planilhas ou sistemas de folha de pagamento que permitam simular cenários com diferentes combinações de salários e benefícios.

CAGED e indicadores para planejar novas contratações

Antes de tomar decisões de contratação ou ajustar políticas salariais, é fundamental entender o contexto do mercado de trabalho.

O Novo Caged oferece dados oficiais e atualizados sobre empregos formais no Brasil, que ajudam o RH a planejar de forma mais estratégica e alinhada com a realidade do setor.

Contratar novo funcionário ou promover internamente?

Ao calcular quanto custa para o empregador manter um funcionário, muitas vezes o RH foca apenas em salários e encargos, mas uma grande fonte de custo (e de economia potencial) está na forma como sua empresa preenche vagas.

✅ Contratação externa:

• Custos com anúncios de vagas e consultorias.
• Processo seletivo (tempo de líderes e RH).
• Onboarding mais longo.
• Maior risco de turnover precoce.
  
  ✅ Mas também oferece vantagens importantes:
  
  
  • Traz novas ideias e experiências.
  • Ajuda a corrigir gaps de habilidades que não existem internamente.
  • Pode acelerar mudanças culturais ou estratégicas ao adicionar diversidade de perfis.

✅ Promoção interna:

• Menor custo com seleção.
• Adaptação mais rápida.
• Conhecimento prévio da cultura.
• Incentivo à retenção e engajamento.
• Construção de um pipeline de liderança mais sólido.
  
  

💡 Insight para RH:

Investir em capacitação interna, upskilling e reskilling reduz custos de recrutamento externo e fortalece o time.

Mas o segredo não é excluir uma opção — é equilibrar estratégias conforme a necessidade da função e o momento do negócio.

✔️ Dica prática:

• Avalie taxas de turnover.
• Mapeie sucessores potenciais.
• Planeje trilhas de desenvolvimento para reduzir lacunas de competências.
• Use recrutamento externo de forma estratégica para renovar ideias ou suprir habilidades específicas.
• Investir em avaliação de desempenho para mapear competências, potenciais e aspectos culturais que forneçam possíveis candidatos para movimentações internas

Em muitos casos, investir em treinamento interno sai mais barato no longo prazo, mas combinar estratégias é o caminho mais inteligente para construir equipes fortes e equilibradas.

Como reduzir custos trabalhistas

Existem estratégias legais, responsáveis e sustentáveis para otimizar a folha de pagamento e manter a competitividade do negócio.

✅ Planejamento da folha de pagamento:

• Prever encargos, benefícios e provisões de forma realista.
• Evitar surpresas que impactem o caixa.
• Usar sistemas ou planilhas para simulações.
  
  

✅ Benefícios flexíveis e personalizados:

• Adotar modelos flexíveis (vale-transporte, alimentação, saúde) para atender melhor às necessidades do time.
• Evitar gastos excessivos com benefícios mal utilizados.
• Negociar com sindicatos e fornecedores para otimizar custos.
  
  

✅ Gestão ativa de turnover:

• Reduzir rotatividade significa economizar em desligamentos, seleções e treinamentos.
• Incentivar planos de carreira internos.
• Trabalhar a marca empregadora para atrair os talentos certos.
  
  

✅ Cultura de desenvolvimento contínuo:

• Investir em upskilling e reskilling para reduzir gaps de competências.
• Promover talentos internos em vez de sempre contratar externamente.
• Fortalecer o engajamento e reduzir pedidos de demissão.
  
  

✅ Uso de tecnologia e sistemas de RH:

• Automatizar processos da folha para evitar erros e retrabalho.
• Melhorar o controle de ponto, férias e benefícios.
• Gerar relatórios para tomar decisões baseadas em dados.

Como transformar custos trabalhistas em investimento estratégico

Entender quanto custa para registrar um funcionário CLT é ter clareza sobre todos os encargos, benefícios e custos indiretos que realmente impactam o caixa da empresa.

Além disso, é uma oportunidade para transformar custos trabalhistas em investimento estratégico: planejando melhor, reduzindo desperdícios, fortalecendo a cultura organizacional e criando um ambiente onde talentos querem ficar e crescer.