Para contratar um funcionário não basta apenas calcular o salário base, mas também considerar encargos, benefícios, custos indiretos e até estratégias para reduzir despesas sem perder a qualidade da equipe.
Neste artigo, você vai descobrir como calcular o custo total de um funcionário CLT, conhecer ferramentas como o CAGED para planejar melhor e aprender maneiras legais e estratégicas de otimizar seus custos trabalhistas.
Para registrar um colaborador no regime CLT há custos obrigatórios que o empregador precisa prever no orçamento para evitar surpresas e manter as contas em dia. Os principais componentes são:
✅ Salário base: valor acordado no contrato.
✅ INSS patronal e Terceiros: contribuição para entidades como SESC, SENAI, INCRA, FGT e outros encargos que pode chegar a aproximadamente ~20% sobre o salário.
✅ FGTS: 8% do salário depositados mensalmente.
✅ 13º salário: equivalente a 1/12 do salário por mês trabalhado.
✅ Férias + 1/3: provisão anual equivalente a 1/12 + 1/3 extra.
✅ Risco Ambiental do Trabalho (RAT): de acordo com o risco, em que mínimo (1%), médio (2%) e alto (3%).
✅ Outros encargos: como adicionais de insalubridade, periculosidade ou acordos coletivos.
💡 Exemplo prático simplificado:
➡️ Custo estimado para o empregador: cerca de R$ 4.340 por mês.
Ter clareza sobre esses valores ajuda o RH a negociar salários de forma realista, planejar o fluxo de caixa e evitar erros no fechamento da folha de pagamento.
Calcular quanto custa para o empregador manter um funcionário não pode se limitar apenas ao salário e encargos obrigatórios.
Existem custos adicionais que, muitas vezes, ficam “escondidos” no orçamento, mas pesam significativamente no custo final, como horas extras, comissão, prêmio, PLR e etc.
Principais exemplos:
✅ Benefícios obrigatórios e opcionais: vale transporte, vale alimentação/refeição, plano de saúde, seguro de vida, PLR.
✅ Encargos sobre benefícios: INSS patronal sobre valores pagos em dinheiro.
✅ Treinamentos obrigatórios: como normas de segurança (SST).
✅ Custos com equipamentos e estrutura: notebook, celular corporativo, mobiliário para home office.
✅ Turnover: custos com desligamentos, multas rescisórias e o tempo para recrutar e treinar substitutos.
💡 Atenção especial para negociação coletiva:
Vale transporte, vale alimentação, planos de saúde e outros benefícios podem ter regras definidas em convenções ou acordos coletivos de trabalho.
É essencial que o RH conheça as normas do sindicato da categoria para garantir conformidade e evitar passivos trabalhistas.
Além disso, essas negociações podem trazer variações significativas nos custos — por isso precisam ser sempre consideradas no planejamento da folha.
Depois de entender salário, encargos e custos adicionais, vem o passo mais importante: somar tudo de forma estruturada para prever o impacto real na folha.
✅ Fórmula simplificada:
Custo total = Salário base + encargos obrigatórios + benefícios + custos indiretos.
✔️ Salário base: o valor acordado no contrato.
✔️ Encargos obrigatórios: INSS patronal, FGTS, férias + 1/3, 13º salário.
✔️ Benefícios: vale transporte, alimentação, plano de saúde, PLR, entre outros.
✔️ Custos indiretos: treinamentos obrigatórios, equipamentos, custos de recrutamento, turnover.
💡 Exemplo prático (estimado):
✅ Custo mensal aproximado para o empregador: ~R$ 5.040
💡 Dica para RHs e líderes de folha:
Não existe um único “valor fixo” para todos os casos. Os custos variam por setor, localidade, acordos coletivos e política de benefícios da empresa.
Para maior previsibilidade, use planilhas ou sistemas de folha de pagamento que permitam simular cenários com diferentes combinações de salários e benefícios.
Antes de tomar decisões de contratação ou ajustar políticas salariais, é fundamental entender o contexto do mercado de trabalho.
O Novo Caged oferece dados oficiais e atualizados sobre empregos formais no Brasil, que ajudam o RH a planejar de forma mais estratégica e alinhada com a realidade do setor.
Ao calcular quanto custa para o empregador manter um funcionário, muitas vezes o RH foca apenas em salários e encargos, mas uma grande fonte de custo (e de economia potencial) está na forma como sua empresa preenche vagas.
✅ Contratação externa:
✅ Promoção interna:
💡 Insight para RH:
Investir em capacitação interna, upskilling e reskilling reduz custos de recrutamento externo e fortalece o time.
Mas o segredo não é excluir uma opção — é equilibrar estratégias conforme a necessidade da função e o momento do negócio.
✔️ Dica prática:
Em muitos casos, investir em treinamento interno sai mais barato no longo prazo, mas combinar estratégias é o caminho mais inteligente para construir equipes fortes e equilibradas.
Existem estratégias legais, responsáveis e sustentáveis para otimizar a folha de pagamento e manter a competitividade do negócio.
✅ Planejamento da folha de pagamento:
✅ Benefícios flexíveis e personalizados:
✅ Gestão ativa de turnover:
✅ Cultura de desenvolvimento contínuo:
✅ Uso de tecnologia e sistemas de RH:
Entender quanto custa para registrar um funcionário CLT é ter clareza sobre todos os encargos, benefícios e custos indiretos que realmente impactam o caixa da empresa.
Além disso, é uma oportunidade para transformar custos trabalhistas em investimento estratégico: planejando melhor, reduzindo desperdícios, fortalecendo a cultura organizacional e criando um ambiente onde talentos querem ficar e crescer.