Quanto custa para contratar um funcionário?

Para contratar um funcionário não basta apenas calcular o salário base, mas também considerar encargos, benefícios, custos indiretos e até estratégias para reduzir despesas sem perder a qualidade da equipe.

Neste artigo, você vai descobrir como calcular o custo total de um funcionário CLT, conhecer ferramentas como o CAGED para planejar melhor e aprender maneiras legais e estratégicas de otimizar seus custos trabalhistas.

Quanto custa para registrar um funcionário CLT?

Para registrar um colaborador no regime CLT há custos obrigatórios que o empregador precisa prever no orçamento para evitar surpresas e manter as contas em dia. Os principais componentes são:

✅ Salário base: valor acordado no contrato.
✅ INSS patronal e Terceiros: contribuição para entidades como SESC, SENAI, INCRA, FGT e outros encargos que pode chegar a aproximadamente ~20% sobre o salário.
✅ FGTS: 8% do salário depositados mensalmente.
✅ 13º salário: equivalente a 1/12 do salário por mês trabalhado.
✅ Férias + 1/3: provisão anual equivalente a 1/12 + 1/3 extra.

✅ Risco Ambiental do Trabalho (RAT): de acordo com o risco, em que mínimo (1%), médio (2%) e alto (3%).

✅ Outros encargos: como adicionais de insalubridade, periculosidade ou acordos coletivos.

💡 Exemplo prático simplificado:

• Salário registrado: R$ 3.000
• INSS patronal (~20%): R$ 600
• FGTS (8%): R$ 240
• Provisão 13º + férias: ~R$ 500

➡️ Custo estimado para o empregador: cerca de R$ 4.340 por mês.

Ter clareza sobre esses valores ajuda o RH a negociar salários de forma realista, planejar o fluxo de caixa e evitar erros no fechamento da folha de pagamento.

Custos adicionais além do salário: o que considerar?

Calcular quanto custa para o empregador manter um funcionário não pode se limitar apenas ao salário e encargos obrigatórios.

Existem custos adicionais que, muitas vezes, ficam “escondidos” no orçamento, mas pesam significativamente no custo final, como horas extras, comissão, prêmio, PLR e etc.

Principais exemplos:

✅ Benefícios obrigatórios e opcionais: vale transporte, vale alimentação/refeição, plano de saúde, seguro de vida, PLR.
✅ Encargos sobre benefícios: INSS patronal sobre valores pagos em dinheiro.
✅ Treinamentos obrigatórios: como normas de segurança (SST).
✅ Custos com equipamentos e estrutura: notebook, celular corporativo, mobiliário para home office.
✅ Turnover: custos com desligamentos, multas rescisórias e o tempo para recrutar e treinar substitutos.

💡 Atenção especial para negociação coletiva:

Vale transporte, vale alimentação, planos de saúde e outros benefícios podem ter regras definidas em convenções ou acordos coletivos de trabalho.

É essencial que o RH conheça as normas do sindicato da categoria para garantir conformidade e evitar passivos trabalhistas.

Além disso, essas negociações podem trazer variações significativas nos custos — por isso precisam ser sempre consideradas no planejamento da folha.

Como calcular o custo total de um funcionário na folha de pagamento

Depois de entender salário, encargos e custos adicionais, vem o passo mais importante: somar tudo de forma estruturada para prever o impacto real na folha.

✅ Fórmula simplificada:

Custo total = Salário base + encargos obrigatórios + benefícios + custos indiretos.

✔️ Salário base: o valor acordado no contrato.
✔️ Encargos obrigatórios: INSS patronal, FGTS, férias + 1/3, 13º salário.
✔️ Benefícios: vale transporte, alimentação, plano de saúde, PLR, entre outros.
✔️ Custos indiretos: treinamentos obrigatórios, equipamentos, custos de recrutamento, turnover.

💡 Exemplo prático (estimado):

• Salário base: R$ 3.000
• INSS patronal (~20%): R$ 600
• FGTS (8%): R$ 240
• Provisão férias + 13º: ~R$ 500
• Benefícios (vale transporte, alimentação): ~R$ 400
• Custos indiretos médios: ~R$ 300

✅ Custo mensal aproximado para o empregador: ~R$ 5.040

💡 Dica para RHs e líderes de folha:

Não existe um único “valor fixo” para todos os casos. Os custos variam por setor, localidade, acordos coletivos e política de benefícios da empresa.

Para maior previsibilidade, use planilhas ou sistemas de folha de pagamento que permitam simular cenários com diferentes combinações de salários e benefícios.

CAGED: dados essenciais para planejar contratações

Antes de tomar decisões de contratação ou ajustar políticas salariais, é fundamental entender o contexto do mercado de trabalho.

O Novo Caged oferece dados oficiais e atualizados sobre empregos formais no Brasil, que ajudam o RH a planejar de forma mais estratégica e alinhada com a realidade do setor.

Contratar externamente ou promover de dentro? Estratégias para reduzir custos

Ao calcular quanto custa para o empregador manter um funcionário, muitas vezes o RH foca apenas em salários e encargos, mas uma grande fonte de custo (e de economia potencial) está na forma como sua empresa preenche vagas.

✅ Contratação externa:

• Custos com anúncios de vagas e consultorias.
• Processo seletivo (tempo de líderes e RH).
• Onboarding mais longo.
• Maior risco de turnover precoce.
  
  ✅ Mas também oferece vantagens importantes:
  
  
  • Traz novas ideias e experiências.
  • Ajuda a corrigir gaps de habilidades que não existem internamente.
  • Pode acelerar mudanças culturais ou estratégicas ao adicionar diversidade de perfis.

✅ Promoção interna:

• Menor custo com seleção.
• Adaptação mais rápida.
• Conhecimento prévio da cultura.
• Incentivo à retenção e engajamento.
• Construção de um pipeline de liderança mais sólido.
  
  

💡 Insight para RH:

Investir em capacitação interna, upskilling e reskilling reduz custos de recrutamento externo e fortalece o time.

Mas o segredo não é excluir uma opção — é equilibrar estratégias conforme a necessidade da função e o momento do negócio.

✔️ Dica prática:

• Avalie taxas de turnover.
• Mapeie sucessores potenciais.
• Planeje trilhas de desenvolvimento para reduzir lacunas de competências.
• Use recrutamento externo de forma estratégica para renovar ideias ou suprir habilidades específicas.
• Investir em avaliação de desempenho para mapear competências, potenciais e aspectos culturais que forneçam possíveis candidatos para movimentações internas
  
  

Em muitos casos, investir em treinamento interno sai mais barato no longo prazo, mas combinar estratégias é o caminho mais inteligente para construir equipes fortes e equilibradas.

Como reduzir custos trabalhistas de forma legal e estratégica

Existem estratégias legais, responsáveis e sustentáveis para otimizar a folha de pagamento e manter a competitividade do negócio.

✅ Planejamento da folha de pagamento:

• Prever encargos, benefícios e provisões de forma realista.
• Evitar surpresas que impactem o caixa.
• Usar sistemas ou planilhas para simulações.
  
  

✅ Benefícios flexíveis e personalizados:

• Adotar modelos flexíveis (vale-transporte, alimentação, saúde) para atender melhor às necessidades do time.
• Evitar gastos excessivos com benefícios mal utilizados.
• Negociar com sindicatos e fornecedores para otimizar custos.
  
  

✅ Gestão ativa de turnover:

• Reduzir rotatividade significa economizar em desligamentos, seleções e treinamentos.
• Incentivar planos de carreira internos.
• Trabalhar a marca empregadora para atrair os talentos certos.
  
  

✅ Cultura de desenvolvimento contínuo:

• Investir em upskilling e reskilling para reduzir gaps de competências.
• Promover talentos internos em vez de sempre contratar externamente.
• Fortalecer o engajamento e reduzir pedidos de demissão.
  
  

✅ Uso de tecnologia e sistemas de RH:

• Automatizar processos da folha para evitar erros e retrabalho.
• Melhorar o controle de ponto, férias e benefícios.
• Gerar relatórios para tomar decisões baseadas em dados.

Transforme custos em investimento estratégico

Entender quanto custa para registrar um funcionário CLT é ter clareza sobre todos os encargos, benefícios e custos indiretos que realmente impactam o caixa da empresa.

Além disso, é uma oportunidade para transformar custos trabalhistas em investimento estratégico: planejando melhor, reduzindo desperdícios, fortalecendo a cultura organizacional e criando um ambiente onde talentos querem ficar e crescer.