Desoneração da folha de pagamento: ainda vale a pena? Especialista responde!

Durante anos, a desoneração da folha de pagamento foi uma alternativa para empresas reduzirem encargos trabalhistas e aumentarem sua competitividade. Para muitos negócios, a decisão era relativamente simples: optar pelo regime significava substituir a contribuição previdenciária patronal incidente sobre a folha por uma contribuição calculada sobre a receita bruta.

Desde 2025, as regras passaram por uma transformação importante. O modelo deixou de ser integralmente baseado na receita e entrou em um período de transição que vai até 2028, combinando duas formas de tributação. Na prática, isso significa que uma decisão que fazia sentido há poucos anos pode não representar mais a melhor escolha para a empresa hoje.

É justamente nesse ponto que muitas organizações encontram dificuldades. Afinal, a desoneração da folha de pagamento ainda vale a pena? Como saber se o regime continua sendo vantajoso? E quais cuidados são necessários para evitar erros que podem aumentar os custos da empresa?

Para responder essas e outras dúvidas, conversamos com Leonardo Paoluci, Customer Onboarding Executive da Buk, que acompanha de perto a rotina de RH e Departamento Pessoal e explica como as empresas podem tomar decisões mais seguras durante esse período de transição.

Ao longo deste artigo, você vai entender o que é desoneração da folha de pagamento, o que mudou na legislação, como avaliar se o regime continua vantajoso e qual é o papel do RH nesse processo.

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O que é desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento é um regime tributário criado para reduzir os encargos incidentes sobre a contratação de trabalhadores em determinados setores da economia.

Na prática, ele permite que empresas beneficiadas substituam, total ou parcialmente, a contribuição previdenciária patronal calculada sobre a folha por uma contribuição incidente sobre a receita bruta.

O objetivo dessa mudança sempre foi estimular a geração de empregos, reduzir custos para empresas intensivas em mão de obra e aumentar a competitividade de setores considerados estratégicos para a economia brasileira.

Durante muitos anos, esse modelo permaneceu praticamente inalterado. Porém, as mudanças aprovadas recentemente modificaram a forma como essa contribuição é calculada e exigem uma análise muito mais criteriosa antes da escolha pelo regime.

O que mudou com a nova legislação?

Até 2024, empresas enquadradas na desoneração recolhiam sua contribuição previdenciária exclusivamente sobre a receita bruta.

A partir de 2025, esse modelo passou a ser híbrido.

Agora, parte da contribuição continua sendo calculada sobre a receita, enquanto outra parte volta a incidir sobre a folha de pagamento. Essa transição será gradual e seguirá um cronograma previsto até 2028.

Embora pareça uma mudança apenas tributária, seus impactos chegam diretamente ao planejamento financeiro, ao orçamento de pessoal e à gestão da folha.

Segundo Leonardo Paoluci, é justamente essa mudança que ainda gera confusão dentro de muitas empresas.

"O regime mudou bastante nos últimos anos e nem sempre essa atualização acompanha o dia a dia das empresas. Até 2024, a lógica era mais simples: quem optava pela desoneração pagava apenas sobre a receita bruta. Desde 2025, isso passou a ser híbrido, com uma parte incidindo sobre a folha e outra sobre a receita, numa transição gradual que vai até 2028."

Esse cenário reforça a importância de revisar processos e abandonar decisões baseadas em regras que já não refletem a legislação atual.

Quem pode utilizar a desoneração da folha de pagamento?

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, a desoneração da folha de pagamento não está disponível para todas as empresas.

O benefício contempla 17 setores da economia, definidos pela legislação, considerando principalmente atividades com maior intensidade de mão de obra.

Por isso, antes de qualquer planejamento tributário, o primeiro passo é confirmar se a atividade econômica da empresa está entre aquelas autorizadas a utilizar esse regime.

Além disso, optar pela desoneração exige planejamento.

A decisão não pode ser alterada ao longo do ano e influencia diretamente o orçamento destinado aos encargos trabalhistas.

Quando essa decisão precisa ser tomada?

Esse é um detalhe que costuma passar despercebido, principalmente por empresas que estavam acostumadas às regras anteriores.

Segundo Leonardo, existe um momento específico para optar pelo regime, e essa escolha acompanha a empresa durante todo o ano-calendário.

"A opção pela desoneração é definida no recolhimento de janeiro e vale para o ano-calendário inteiro, sem possibilidade de ajuste no meio do caminho. Isso exige uma decisão bem pensada logo no início do ano."

Isso significa que decisões tomadas sem uma análise financeira consistente podem gerar impactos durante todos os meses seguintes.

Por esse motivo, cada vez mais empresas envolvem RH, Departamento Pessoal, Contabilidade, Fiscal e Financeiro nessa avaliação.

Por que a desoneração passou a exigir uma análise mais estratégica?

Antes da mudança na legislação, muitas empresas simplesmente repetiam a mesma escolha ano após ano.

Hoje, essa lógica já não funciona.

Como o regime está em transição, a combinação entre folha de pagamento e receita bruta muda gradualmente, fazendo com que o impacto financeiro também varie a cada exercício.

Isso significa que uma decisão vantajosa em 2025 pode deixar de ser a melhor alternativa nos anos seguintes.

Para Leonardo, esse é um dos principais motivos pelos quais a análise da desoneração deixou de ser uma tarefa exclusivamente tributária.

"Como agora o cálculo envolve duas bases ao mesmo tempo, folha e receita, a avaliação costuma passar por simulação numérica com os dados reais da empresa. O resultado varia bastante conforme o perfil do negócio."

Na prática, isso transforma a desoneração da folha de pagamento em uma decisão estratégica, que precisa considerar não apenas a legislação, mas também a realidade financeira, o orçamento de pessoal e os planos de crescimento da empresa.

Saiba mais: DSR na folha de pagamento: como calcular e evitar erros

A desoneração da folha de pagamento ainda vale a pena?

Essa talvez seja a principal dúvida das empresas desde que o novo modelo entrou em vigor.

E a resposta é: depende.

Não existe mais uma fórmula que funcione para todos os negócios. Com a transição até 2028, a análise passou a considerar diferentes fatores, como o peso da folha de pagamento, a receita bruta da empresa e a evolução das regras previstas na legislação.

Em outras palavras, a decisão deixou de ser apenas tributária e passou a fazer parte do planejamento financeiro da empresa.

Segundo Leonardo Paoluci, o caminho mais seguro é abandonar decisões baseadas em estimativas e utilizar dados reais do negócio.

"Como agora o cálculo envolve duas bases ao mesmo tempo, folha e receita, a avaliação costuma passar por simulação numérica mesmo, comparando os dois cenários com os dados reais da empresa. O resultado varia bastante conforme o perfil do negócio: empresas com folha mais pesada em relação à receita sentem de forma diferente esse retorno gradual da tributação sobre salários do que empresas com receita alta e quadro de pessoal mais enxuto."

Essa análise também não deve acontecer apenas uma vez.

Como o cronograma de transição altera gradualmente a composição da contribuição previdenciária patronal, o cenário muda ano após ano.

Isso significa que uma empresa que obteve vantagens em determinado exercício pode encontrar uma realidade completamente diferente no seguinte.

Quais indicadores ajudam nessa decisão?

Embora cada empresa tenha uma realidade diferente, alguns indicadores costumam ser decisivos para avaliar se a desoneração continua sendo vantajosa.

Entre eles estão:

• relação entre folha de pagamento e receita bruta;
• projeção de faturamento para o ano;
• quantidade de colaboradores;
• custos com encargos previdenciários;
• impacto do cronograma de transição até 2028;
• simulações comparando os diferentes regimes.

Quanto mais próxima essa análise estiver da realidade financeira da empresa, maior será a segurança da decisão.

Os erros mais comuns ainda começam antes do cálculo

Quando se fala em desoneração da folha de pagamento, muitas pessoas imaginam que os maiores problemas acontecem durante os cálculos.

Na prática, eles começam muito antes.

O erro mais comum é tomar decisões considerando regras que já não existem ou repetir automaticamente a escolha feita no ano anterior.

Como o regime mudou significativamente, esse comportamento pode aumentar os custos da empresa sem que o RH perceba.

Outro equívoco frequente é tratar a decisão como responsabilidade exclusiva da área Fiscal ou Contábil.

Hoje, ela depende de informações que também passam pelo RH e pelo Departamento Pessoal, especialmente quando envolvem planejamento da força de trabalho e orçamento de pessoal.

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Como manter a empresa em conformidade durante a transição?

Além de avaliar se a desoneração continua sendo financeiramente interessante, as empresas precisam acompanhar as mudanças na legislação e garantir que todas as obrigações acessórias sejam cumpridas corretamente.

Como o regime muda gradualmente até 2028, acompanhar os percentuais vigentes passou a fazer parte da rotina de quem utiliza esse benefício.

Leonardo destaca que alguns cuidados fazem toda a diferença.

"Alguns pontos costumam ser centrais: acompanhar os percentuais vigentes a cada ano, já que eles mudam dentro do cronograma de transição; manter coerência entre o que é apurado internamente e o que é declarado no eSocial e na EFD-Reinf, o que pede atenção redobrada num regime que hoje combina duas bases de cálculo; e observar o compromisso de manutenção do quadro de empregados, condição geralmente associada ao uso da alíquota reduzida."

Na prática, isso significa manter alinhamento entre os cálculos realizados internamente e as informações enviadas à Receita Federal, por meio de obrigações como eSocial, EFD-Reinf e demais declarações aplicáveis.

Esse cuidado reduz inconsistências, facilita auditorias e fortalece a conformidade da empresa.

Por que o RH participa cada vez mais dessa decisão?

Durante muito tempo, a desoneração da folha de pagamento foi vista como um tema restrito às áreas Fiscal e Contábil.

Hoje, esse cenário mudou.

Como a decisão impacta diretamente o orçamento destinado às pessoas, o RH passou a participar de discussões relacionadas ao planejamento financeiro, crescimento da equipe e custos trabalhistas.

Essa atuação conjunta torna as análises mais completas e reduz o risco de decisões tomadas com base em apenas uma perspectiva.

Para Leonardo, essa integração é essencial.

"Vale entender essa decisão como algo interdisciplinar, que envolve RH, Contabilidade e área Fiscal juntos, apoiada em simulação numérica com os dados específicos da empresa. E, principalmente, como uma análise que precisa ser revisitada a cada ano, já que o regime ainda está em transição e o cenário tende a mudar nos próximos anos."

Mais do que cumprir uma obrigação legal, o RH passa a contribuir para decisões que influenciam diretamente a sustentabilidade financeira da empresa.

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Tecnologia e integração tornam esse processo mais seguro

Acompanhar mudanças legislativas, revisar cálculos, comparar cenários e manter consistência entre folha de pagamento, eSocial e EFD-Reinf exige tempo e organização.

Quando essas informações estão descentralizadas, aumentam as chances de retrabalho e inconsistências.

Com uma plataforma integrada, o RH consegue acompanhar indicadores, automatizar processos e trabalhar de forma mais conectada às áreas Fiscal e Financeira.

A Buk reúne folha de pagamento, gestão de pessoas e processos essenciais em um único sistema, ajudando empresas a reduzir tarefas operacionais e transformar dados em decisões mais estratégicas.

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