Onboarding de colaboradores: o que é e para que serve?

Onboarding de colaboradores é o processo estruturado de integração de novas pessoas à empresa – desde o pré-onboarding, antes do primeiro dia, até os primeiros 90 dias de trabalho. É nessa etapa que o RH apresenta a cultura, alinha expectativas, organiza treinamentos e garante que quem está chegando tenha tudo o que precisa para desempenhar bem seu papel.

Mais do que uma “boas-vindas simpática”, um bom onboarding de colaboradores ajuda a reduzir a rotatividade, acelerar a produtividade e melhorar a experiência das pessoas desde o início da jornada. Neste artigo, você vai entender o que é onboarding, para que ele serve, conhecer as principais etapas e ver dicas práticas para aplicar esse processo na sua empresa.

O que é onboarding de colaboradores

O Onboarding é o processo de integração de funcionários na empresa. Se feito de forma estruturada, ele garante que os novos colaboradores se adaptem à cultura da empresa, às suas funções e se sintam engajados desde o primeiro dia.

O processo pode ser analisado de diferentes maneiras, caso queira saber mais, acesse a nossa página com tudo o que você precisa saber sobre o onboarding.

Segundo um estudo da Harvard Business Review, um processo de integração pode aumentar a retenção de funcionários em até 50% e melhorar a produtividade em 62% nos primeiros meses.

Além disso, pesquisas da SHRM (Society for Human Resource Management) indicam que empresas com programas de integração de funcionários bem estruturados têm colaboradores mais satisfeitos e engajados a longo prazo.

Qual a diferença entre onboarding, crossboarding e offboarding?

Em muitas empresas, onboarding, crossboarding e offboarding ainda são tratados como sinônimos – mas, na prática, cada um desses processos tem um objetivo específico dentro da jornada do colaborador.

Onboarding

É o processo de integração de novos colaboradores à empresa. Envolve todas as ações que vão desde a admissão até a adaptação completa da pessoa à cultura, ao time e às atividades da função. Aqui, o foco é reduzir a curva de aprendizado e garantir uma experiência de entrada positiva.

Crossboarding

Acontece quando o colaborador muda de área, cargo ou unidade dentro da própria empresa. Nesse caso, ele já conhece a cultura e os valores, mas precisa de um “novo onboarding” em relação à equipe, processos, metas e responsabilidades do novo papel. Um bom crossboarding evita perda de produtividade nas movimentações internas.

Offboarding

É o processo de saída do colaborador, seja por decisão da empresa ou da própria pessoa. Um offboarding bem estruturado inclui comunicação transparente, alinhamento de prazos, transição de atividades, entrevistas de desligamento e cuidado com a experiência até o último dia. Além de reduzir riscos trabalhistas, ele impacta diretamente na marca empregadora.

Quando onboarding, crossboarding e offboarding são tratados de forma integrada, o RH consegue acompanhar toda a jornada do colaborador e criar experiências consistentes, desde a entrada até a saída.

Por que investir em onboarding de colaboradores (benefícios para a empresa))

O objetivo é garantir que os novos colaboradores se sintam acolhidos pela empresa e novos colegas e preparados para o trabalho.

Entre seus principais benefícios, podemos destacar:

• Ganho de produtividade: Um colaborador integrado aprende mais rápido e começa a contribuir para os resultados em menos tempo.
• Aumento na retenção de talentos: Uma experiência positiva desde o início reduz a rotatividade e melhora a satisfação.
• Reforço da cultura da empresa: O Onboarding garante que os novos colaboradores absorvam os valores, normas e práticas da empresa.
• Melhora do engajamento: Um colaborador que recebe suporte e informações claras tende a se sentir mais motivado e conectado à empresa.

Quem é responsável pelo Onboarding?

O processo envolve diferentes pessoas, cada uma com um papel fundamental para a integração. São eles:

• RH: Responsável por estruturar e coordenar o processo, organiza treinamentos e fornece os recursos necessários para o Onboarding ou Manual de integração.
• Gestor direto: Acompanha o novo colaborador, define expectativas claras e garante que ele possua as informações necessárias para desempenhar sua nova função.
• Equipe: Auxilia na ambientação do novo colaborador, promovendo um ambiente acolhedor que facilite sua adaptação.

Essa colaboração entre diferentes áreas é essencial para um Onboarding bem-sucedido e para a retenção do talento na empresa.

Objetivos do Onboarding

Empresas que implementam um plano de Onboarding obtêm melhorias significativas em:

• Redução da rotatividade: Por ter uma integração superior e por se sentir acolhido, o processo de integração faz com que permaneçam por mais tempo na empresa.
• Maior produtividade: Pelo acesso às informações e por saber mais sobre a empresa, a curva de aprendizado é reduzida e sua eficiência aumenta.
• Fortalecimento da cultura da empresa: Alinha o colaborador aos valores da empresa desde o início.

Ferramentas para onboarding de colaboradores (RH e DP)

O uso de ferramentas de integração torna o processo mais eficiente e organizado. Algumas das mais utilizadas são:

• Plataformas de Onboarding: É possível automatizar grande parte das tarefas, checklists e fluxos de aprovação, além de facilitar o acompanhamento dos novos colaboradores.
• Plataformas de ensino e treinamento: Para acessar todos os conteúdos necessários para diferentes funções de forma rápida e organizada, personalizando o processo de integração de funcionários.
• Sistemas de assinatura eletrônica: Simplificam a assinatura da documentação e reduzem burocracias na contratação, o que proporciona uma experiência melhor desde o início.

Etapas do onboarding de colaboradores (antes, durante e depois)

Um bom onboarding não acontece em um único dia: ele é um processo contínuo. Para facilitar, podemos dividir o onboarding de colaboradores em cinco grandes etapas.

1. Pré-onboarding: antes do primeiro dia

• Envio da carta de oferta e assinatura dos documentos de admissão.
• Compartilhamento de informações práticas (endereço, dress code, horário, contato do gestor).
• Envio de kit de boas-vindas (digital ou físico) e materiais sobre a cultura.
• Configuração de acessos aos sistemas de RH, folha, ponto, e-mail e ferramentas de trabalho.

2. Primeiro dia de trabalho

• Recepção do colaborador (presencial ou online) com alguém dedicado a acompanhá-lo.
• Tour pela empresa ou apresentação virtual dos times.
• Alinhamento de expectativas com o gestor: principais responsabilidades e objetivos iniciais.
• Apresentação da estrutura de benefícios, regras de jornada e canais de comunicação.

3. Primeira semana

• Treinamentos iniciais sobre produtos, serviços e processos internos.
• Integração com o time direto, incluindo reuniões 1:1 com colegas-chave.
• Definição de pequenas entregas para gerar sensação de progresso.
• Acompanhamento de dúvidas por parte do RH e do gestor.

4. Primeiro mês

• Continuidade dos treinamentos técnicos e comportamentais.
• Feedback estruturado do gestor sobre a adaptação do colaborador.
• Identificação de possíveis obstáculos (ferramentas, informações, relacionamento com o time).
• Ajustes em metas e expectativas com base no que foi observado.

5. Até 90 dias de casa

• Reunião formal de acompanhamento (30, 60 e 90 dias).
• Avaliação conjunta entre RH, gestor e colaborador sobre o processo de onboarding.
• Identificação de oportunidades de desenvolvimento para os próximos meses.
• Coleta de feedback sobre a experiência de onboarding para melhoria contínua.

Quando essas etapas estão estruturadas e bem documentadas, o onboarding de colaboradores deixa de ser um improviso e passa a ser um processo estratégico, que gera segurança para quem está chegando e previsibilidade para o RH.

Onboarding digital x presencial: qual escolher para integrar novos colaboradores?

Com o crescimento dos modelos híbridos e remotos, o onboarding de colaboradores deixou de ser exclusivamente presencial. Hoje, é comum que o RH combine práticas digitais e presenciais para oferecer uma experiência consistente, independentemente de onde a pessoa esteja.

Onboarding presencial

• Vantagens: facilita a criação de vínculo com o time, permite vivenciar o ambiente físico da empresa e torna mais natural a interação informal (corredor, café, almoço).
• Desafios: depende de deslocamento, pode gerar custos maiores e nem sempre é viável quando há unidades em diferentes cidades ou países.

Onboarding digital (ou onboarding online)

• Vantagens: permite integrar colaboradores de qualquer lugar, reduz custos logísticos e facilita o registro do processo em trilhas e conteúdos reutilizáveis. Também oferece mais flexibilidade de horário e ritmo.
• Desafios: exige cuidado extra com comunicação, clareza de expectativas e sensação de pertencimento, já que o contato presencial é reduzido ou inexistente.

Modelo híbrido: o melhor dos dois mundos

Muitas empresas têm adotado um modelo híbrido de onboarding de colaboradores: parte do processo acontece de forma digital (assinatura eletrônica de documentos, trilhas de capacitação online, tutoriais, formulários) e outra parte ocorre presencialmente (encontros com o time, imersões culturais, eventos internos).

Independentemente do formato escolhido, o ponto central é ter um processo estruturado. Uma plataforma de gestão de pessoas ajuda o RH a automatizar tarefas, acompanhar o progresso de cada colaborador e garantir que todos passem pelas mesmas etapas-chave do onboarding.

Erros comuns no onboarding (e como evitar)

Para garantir o sucesso do processo de integração, evite:

• Falta de planejamento: Um processo desorganizado gera confusão e desmotiva o colaborador.
• Sobrecarga de informação: Muitos dados e informações novas ao mesmo tempo podem ser difíceis de assimilar por um novo colaborador.
• Ausência de acompanhamento: A integração deve ser um processo contínuo e que o RH acompanhe o novo colaborador para conseguir ampará-lo em quaisquer questões necessárias.

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