Descrição de cargo: como fazer passo a passo

A descrição de cargo é um documento fundamental que organiza o papel de uma função na empresa, detalhando responsabilidades principais, atividades esperadas, requisitos obrigatórios, nível hierárquico e sua posição na estrutura organizacional.

Para líderes e gestores de RH, não é suficiente saber o que é uma descrição de cargo. É importante entender como fazer uma descrição de cargo, passo a passo. Isso deve ser feito de forma clara, objetiva e alinhada à estratégia do negócio. Esse documento é a base para processos de recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, trilhas de carreira, remuneração e até para a qualidade dos currículos que chegam até a empresa.

Quando bem feita, a descrição de cargo não é apenas um papel esquecido no RH. Ela se torna um elemento importante. Está ligada à descrição do trabalho, à hierarquia de cargos e aos processos do RH e do Departamento Pessoal. Neste conteúdo, revisamos o que é uma descrição de cargo e como líderes podem estruturá-la na prática, com um passo a passo prático.

O que é descrição de cargo?

A descrição de cargo é um documento formal que centraliza as informações essenciais sobre uma função na empresa. Na prática, ela formaliza:

• Atividades diárias: o que a função executa no cotidiano.
• Objetivo central: qual é a principal finalidade da posição.
• Hierarquia: a quem o colaborador se reporta.
• Relações internas: com quais áreas e funções a pessoa interage.
• Requisitos: competências técnicas e comportamentais necessárias.

Para o RH, a descrição de cargo é um pilar de alinhamento: ajuda líderes, colaboradores e alta gestão a terem a mesma visão sobre o papel de cada função. Para o Departamento Pessoal (DP), ela é fundamental para enquadramento sindical correto, faixa salarial, jornada, registros formais e redução de riscos trabalhistas.

Importância da descrição de cargo para o RH

Uma boa descrição de cargo impacta praticamente todas as frentes da gestão de recursos humanos. Ela é essencial para:

• Recrutamento e seleção: define o perfil ideal, orienta entrevistas e evita contratações desalinhadas.
• Avaliação de desempenho: fornece critérios objetivos para avaliar se o colaborador está entregando o que o cargo exige.
• Remuneração e cargos e salários: sustenta faixas salariais coerentes entre os diferentes cargos da empresa.
• Plano de carreira e sucessão: dá visibilidade das competências necessárias para promoções e movimentos laterais.
• Onboarding: orienta o que precisa ser explicado nos primeiros dias e quais entregas são prioritárias.
• Segurança jurídica: em casos de alegação de desvio de função, a descrição de cargo é uma referência formal importante.

A ausência de descrições de cargo claras pode levar o setor de Recursos Humanos a operar com base em conjecturas, aumentando a probabilidade de conflitos, desalinhamentos e a percepção de iniquidade entre os colaboradores.

O que uma descrição de cargo deve conter? Estrutura completa

Antes de escrever, é importante saber quais peças não podem faltar:

• Título do cargo: claro, coerente com o mercado e com a estrutura interna.
• Área e nível hierárquico: localização da função e senioridade (júnior, pleno, sênior, coordenação, gerência etc.).
• Missão do cargo: 2–3 frases que expliquem por que a função existe e qual problema resolve.
• Principais responsabilidades: as entregas-chave, agrupadas em blocos de atividades (não apenas uma lista infinita de tarefas).
• Requisitos técnicos: formação, conhecimentos específicos, idiomas, certificações.
• Competências comportamentais: habilidades interpessoais, liderança, comunicação, visão sistêmica, foco em resultados, etc.
• Relacionamentos internos e externos: com quem esse cargo se conecta (áreas, clientes, fornecedores).
• Indicadores de desempenho (quando fizer sentido): metas, KPIs ou resultados esperados.

Esses elementos formam o “esqueleto” da descrição de cargo. O passo a passo entra justamente na forma de coletar, organizar e escrever essas informações.

Como fazer uma descrição de cargo em 5 passos

Aqui está um roteiro simples e replicável para você aplicar em qualquer função da empresa:

Nota: Para exemplos, confira também nosso blog "Job Description: o que é, como criar e exemplos práticos".

Passo 1: Defina o objetivo estratégico do cargo

Comece respondendo: “Por que esse cargo existe?” e “Que problema ele resolve para o negócio?” Isso ajuda a escrever a missão do cargo e a alinhar RH, liderança e DP desde o início.

Passo 2: Colete informações com quem vive a rotina

Converse com:

• o gestor da área (visão de entregas, prioridades e resultados);
• colaboradores que já ocupam o cargo (como o trabalho acontece na prática);
• o RH/DP (enquadramento, jornada, salário, estrutura de cargos).

Use perguntas simples: principais atividades, interfaces, decisões que o cargo toma, erros que não pode cometer, competências-chave.

Passo 3: Estruture o descritivo com base nos elementos essenciais

Com as informações em mãos, preencha os blocos: título, missão, responsabilidades, requisitos, competências e relacionamentos. Mantenha a linguagem clara, sem jargões internos e com foco em entregas, não em tarefas microgerenciadas.

Passo 4: Valide com RH, liderança e DP

Compartilhe o rascunho com o gestor, RH e, quando necessário, DP. Verifique:

• se o escopo está realista;
• se o nível hierárquico está correto;
• se há aderência a políticas de cargos e salários e enquadramento legal.

Passo 5: Padronize, publique e conecte a outros processos

Por fim:

• padronize o formato para todos os cargos;
• arquive em um repositório único (idealmente em um sistema de RH);
• conecte a descrição de cargo a processos de recrutamento, desempenho, carreira e remuneração.

Seguindo esse passo a passo, como fazer uma descrição de cargo deixa de ser um exercício abstrato e se torna um processo claro, que qualquer gestor pode seguir com o apoio do RH.

Fazer uma boa descrição de cargo também contribui com o candidate experience e melhora a employee brand de sua empresa. Para conhecer mais sobre esse tema, recomendamos continuar a leitura do conteúdo: "Candidate Experience: guia completo para atrair e engajar talentos".

Erros comuns em descrições de cargo (e como evitá-los)

Alguns problemas aparecem o tempo todo:

• Descrições genéricas demais: qualquer pessoa “se encaixa”.
• Listas intermináveis de tarefas: foco em atividade, não em resultado.
• Confusão de níveis: títulos diferentes para escopos iguais (ou o contrário).
• Excesso de jargão interno: difícil de entender para novos colaboradores ou candidatos.
• Desatualização: a empresa muda, mas o descritivo continua o mesmo de anos atrás.

A forma de evitar isso é incluir a descrição de cargo na rotina de revisão do RH: revisar quando há mudanças estruturais, novos projetos, reestruturações de equipe ou revisões de cargos e salários.

O papel da tecnologia na gestão de descrições de cargo

À medida que a empresa cresce, controlar descrições de cargo em planilhas ou documentos soltos se torna inviável. Plataformas de gestão de RH / HCM ajudam a:

• centralizar todos os descritivos em um único lugar;
• versionar e acompanhar alterações ao longo do tempo;
• integrar as descrições a módulos de recrutamento, desempenho e cargos e salários;
• gerar base para job descriptions de forma mais rápida e consistente.

Na prática, isso reduz retrabalho, aumenta a qualidade das informações e libera o RH para atuar de forma mais estratégica, em vez de gastar tempo “caçando arquivos”.

Descrição de cargo como base da estratégia de pessoas

A descrição de cargo não é apenas um documento burocrático: é a base sobre a qual a gestão de pessoas se apoia. Ela orienta o que a empresa espera de cada função, sustenta decisões de remuneração e carreira, melhora o recrutamento e traz mais clareza para líderes e colaboradores.

Quando você domina como fazer uma descrição de cargo passo a passo, consegue transformar um tema muitas vezes negligenciado em um diferencial competitivo: mais alinhamento, menos conflito e muito mais coerência entre discurso e prática na gestão de pessoas.

No Blog da Buk, acesse conteúdos essenciais sobre:

• Férias no fim do ano;
• Cálculos de folha de pagamento;
• Clima organizacional (como fazer pesquisas e gerar resultados);
• Saúde mental no trabalho (sintomas, causas e como evitar a Síndrome de Burnout).

Assine a nossa newsletter para receber, quinzenalmente, boas práticas e tendências que ajudarão a elevar a sua gestão de pessoas em 2026.