IRRF 2026: tabela e como calcular na folha de pagamento

As mudanças na tributação da renda em 2026 trouxeram novos desafios para empresas e profissionais de Departamento Pessoal. Com a entrada em vigor da Lei nº 15.270/2025, trabalhadores com rendimentos mensais de até R$ 5 mil passaram a contar com redução do imposto que pode zerar a cobrança do IR, enquanto quem recebe até R$ 7.350 também pode ter um desconto parcial. Essas alterações impactam diretamente o cálculo da folha de pagamento e exigem atenção redobrada das empresas na aplicação das regras vigentes.

Nesse cenário, compreender o funcionamento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) tornou-se ainda mais importante para garantir a conformidade da folha de pagamento e evitar inconsistências que podem gerar retrabalho para o RH, dúvidas dos colaboradores e até recolhimentos incorretos.

Embora o cálculo seja realizado automaticamente pela maioria dos sistemas de folha, entender como ele funciona continua sendo essencial. Afinal, férias, horas extras, bônus, 13º salário e alterações cadastrais podem modificar a base de cálculo do imposto e explicar por que o valor descontado varia de um mês para outro.

Neste artigo, você entenderá como funciona o IRRF, quais são as regras aplicáveis em 2026, como calcular corretamente o imposto na folha de pagamento e quais cuidados ajudam o RH a reduzir erros no fechamento da folha.

Como funciona o IRRF na folha de pagamento?

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um tributo federal descontado diretamente dos rendimentos do trabalhador pela fonte pagadora, que fica responsável por recolher esse valor à Receita Federal.

Na prática, o imposto é calculado mensalmente sobre os rendimentos tributáveis do colaborador. Antes da aplicação da alíquota correspondente, são consideradas as deduções previstas na legislação, como contribuição ao INSS, dependentes e, quando mais vantajoso, o desconto simplificado.

O valor retido não representa um imposto definitivo. Ele funciona como uma antecipação do Imposto de Renda devido pelo contribuinte e será considerado posteriormente na Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF). Dependendo da situação, o contribuinte poderá ter imposto a pagar ou receber restituição.

Resposta rápida

O IRRF é descontado diretamente na folha de pagamento pela empresa e funciona como uma antecipação do Imposto de Renda da Pessoa Física, calculado com base na renda tributável e nas deduções permitidas.

Para o Departamento Pessoal, isso significa que a empresa não apenas realiza o desconto do imposto, mas também responde pelo cálculo correto, retenção, recolhimento e envio das informações aos órgãos competentes.

Qual é a diferença entre IRRF e IRPF?

Embora estejam relacionados, IRRF e IRPF não são a mesma coisa.

Enquanto o IRRF corresponde ao imposto descontado ao longo do ano diretamente dos rendimentos do trabalhador, o IRPF é o imposto apurado na declaração anual entregue à Receita Federal.

A diferença pode ser resumida na tabela abaixo:

Essa distinção ajuda a explicar por que dois colaboradores com descontos mensais semelhantes podem ter resultados diferentes quando entregam sua declaração anual.

O IRRF é uma antecipação do Imposto de Renda. O valor descontado mensalmente na folha de pagamento é considerado na declaração anual do IRPF e pode gerar restituição ou imposto complementar.

Quem tem IRRF descontado?

Nem todo trabalhador sofre retenção de IRRF. O desconto depende da base de cálculo do imposto após a aplicação das deduções previstas na legislação.

Na rotina do RH, os casos mais comuns são:

Empregados CLT

É a situação mais frequente. Sempre que a base tributável ultrapassar a faixa de isenção aplicável, haverá retenção do imposto conforme a tabela progressiva vigente.

Estagiários

A bolsa de estágio também pode sofrer incidência de IRRF quando atender aos critérios de tributação previstos na legislação. Isso depende da natureza do pagamento e da base de cálculo apurada.

Trabalhadores autônomos

Prestadores de serviço pessoa física podem estar sujeitos à retenção em determinadas situações, conforme as regras específicas aplicáveis ao tipo de rendimento.

Pessoa jurídica (PJ)

Quando a prestação ocorre por meio de pessoa jurídica, não se aplica o IRRF da pessoa física. Nesses casos, existem outras regras tributárias e diferentes tipos de retenção, conforme a natureza do serviço prestado.

Independentemente da modalidade de contratação, cabe ao RH ou ao Departamento Pessoal verificar corretamente a incidência do imposto antes do fechamento da folha.

Tabela do IRRF 2026

A tabela progressiva do IRRF define as faixas de tributação, as alíquotas aplicáveis e as parcelas que podem ser deduzidas no cálculo do imposto.

A partir de janeiro de 2026, a Receita Federal passou a adotar a seguinte tabela mensal:

Além da tabela progressiva, permanecem vigentes outros parâmetros importantes para o cálculo:

• Dedução mensal por dependente: R$ 189,59.
• Limite mensal do desconto simplificado: R$ 607,20.

O que mudou no IRRF em 2026?

A principal novidade foi a criação de uma tabela de redução do imposto, instituída pela Lei nº 15.270/2025. Na prática, trabalhadores com rendimentos tributáveis mensais de até R$ 5 mil passaram a ter o imposto reduzido a zero, enquanto aqueles com rendimentos entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350 contam com uma redução gradual, calculada conforme as regras da Receita Federal.

Para o RH, essa mudança reforça a importância de manter a folha de pagamento atualizada e parametrizada conforme a legislação vigente, garantindo que os cálculos reflitam corretamente as novas regras.

Insight Buk: atualização da tabela é apenas parte do processo

Mudanças na legislação tributária costumam receber grande atenção, mas elas representam apenas uma etapa do fechamento da folha. O cálculo correto do IRRF também depende de cadastros atualizados, parametrização adequada das rubricas, conferência das deduções permitidas e integração entre folha de pagamento e demais processos do Departamento Pessoal.

Quando esses controles são feitos manualmente ou em sistemas desconectados, aumentam as chances de divergências, retrabalho e questionamentos por parte dos colaboradores.

Como calcular o IRRF na folha de pagamento

O cálculo do IRRF é feito a partir da base de cálculo tributável do colaborador, aplicando a alíquota correspondente da tabela progressiva e descontando a parcela dedutível prevista para cada faixa de renda.

Embora os sistemas de folha realizem esse cálculo automaticamente, entender cada etapa é fundamental para conferir os valores e identificar possíveis inconsistências antes do fechamento da folha.

De forma simplificada, a fórmula é:

IRRF = (Base de cálculo × Alíquota) − Parcela a deduzir

O que costuma gerar dúvidas é justamente a composição da base de cálculo, já que ela não corresponde ao salário bruto do colaborador.

Como encontrar a base de cálculo do IRRF?

Antes de aplicar a tabela progressiva, é necessário identificar qual será a renda efetivamente tributável.

Na prática, parte do salário pode ser reduzida por deduções previstas em lei, fazendo com que o imposto seja calculado sobre um valor menor.

Entre as deduções mais comuns estão:

• contribuição ao INSS;
• dedução por dependentes;
• desconto simplificado mensal, quando mais vantajoso;
• outras deduções previstas na legislação tributária.

Somente após esses descontos é possível identificar a faixa de tributação aplicável.

Exemplo simplificado

Imagine um colaborador com:

• Salário bruto: R$ 8.000,00
• Desconto de INSS: R$ 908,85
• Um dependente

A base tributável será menor do que o salário bruto, pois essas deduções reduzem o valor sujeito ao imposto.

É justamente essa base que será utilizada na aplicação da tabela do IRRF.

Passo a passo para calcular o IRRF

Independentemente da remuneração do colaborador, o processo segue sempre a mesma lógica.

1. Identifique os rendimentos tributáveis

Comece somando todos os valores que compõem a remuneração tributável do mês.

Podem entrar nesse cálculo:

• salário;
• horas extras;
• adicional noturno;
• comissões;
• gratificações;
• bônus tributáveis;
• outras verbas salariais.

É importante lembrar que nem todas as verbas pagas ao colaborador sofrem incidência de IRRF. Por isso, a correta classificação das rubricas é essencial para evitar erros no cálculo.

2. Desconte as deduções permitidas

Depois de identificar os rendimentos tributáveis, aplique as deduções previstas na legislação.

As mais comuns são:

• contribuição ao INSS;
• dedução por dependentes;
• desconto simplificado mensal, quando aplicável.

Essa etapa reduz a base de cálculo e influencia diretamente o valor final do imposto.

3. Encontre a faixa da tabela

Com a base tributável definida, basta localizar em qual faixa da tabela progressiva o colaborador se enquadra.

Cada faixa possui:

• uma alíquota específica;
• uma parcela fixa a deduzir.

Esses dois elementos serão utilizados na etapa seguinte.

4. Faça o cálculo do imposto

Agora aplique a fórmula:

IRRF = (Base × Alíquota) − Parcela a deduzir

O resultado corresponde ao valor que será descontado na folha de pagamento.

Exemplo de cálculo do IRRF

Considere um colaborador cuja base de cálculo, após todas as deduções, seja de R$ 7.000,00.

Pela tabela vigente, essa base está na faixa de 27,5%, cuja parcela a deduzir é de R$ 908,73.

O cálculo será:

IRRF = (R$ 7.000 × 27,5%) − R$ 908,73

IRRF = R$ 1.925,00 − R$ 908,73

IRRF = R$ 1.016,27

Esse será o valor descontado na folha referente ao Imposto de Renda Retido na Fonte.

Vale lembrar que esse é apenas um exemplo didático. Na prática, outros fatores podem alterar a base de cálculo e, consequentemente, o valor do imposto.

Em quais situações o valor do IRRF pode mudar?

Uma dúvida bastante comum entre colaboradores é por que o desconto do IRRF varia de um mês para outro.

Na maioria dos casos, isso acontece porque a remuneração utilizada como base para o cálculo também mudou.

Entender essas situações ajuda o RH a esclarecer dúvidas e reduz o número de chamados relacionados ao holerite.

IRRF sobre férias

As férias normalmente alteram a composição da remuneração do mês, principalmente devido ao pagamento do adicional constitucional de um terço.

Dependendo da remuneração do colaborador, isso pode elevar a base tributável e gerar um desconto de IRRF diferente daquele observado em meses sem férias.

IRRF sobre o 13º salário

O décimo terceiro salário possui regras específicas de tributação.

Embora muitos colaboradores esperem um desconto semelhante ao da folha mensal, o cálculo do IRRF sobre essa verba segue critérios próprios, definidos pela legislação tributária.

Por esse motivo, o imposto descontado no 13º pode ser diferente do observado durante o restante do ano.

IRRF em rescisões

Na rescisão do contrato de trabalho, diferentes tipos de verbas são pagos ao colaborador.

Algumas possuem incidência de IRRF, enquanto outras são isentas.

Essa diferença faz com que o cálculo seja mais complexo e exija atenção do Departamento Pessoal durante a conferência das verbas rescisórias.

IRRF sobre bônus e premiações

Bonificações, comissões e prêmios também podem modificar a base tributável do colaborador.

Quando esses valores são pagos em determinado mês, é comum que o desconto do IRRF aumente temporariamente, retornando ao padrão nos meses seguintes.

Horas extras e adicionais

Horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade e outras verbas salariais também podem elevar a base de cálculo do imposto.

Por isso, colaboradores que recebem remuneração variável frequentemente percebem diferenças no valor do IRRF ao longo do ano.

Quais erros mais geram divergências no IRRF?

Grande parte das inconsistências encontradas durante o fechamento da folha não está relacionada à fórmula de cálculo, mas aos dados utilizados pelo sistema.

Entre os erros mais frequentes estão:

• cadastro de dependentes desatualizado;
• parametrização incorreta de rubricas tributáveis;
• aplicação inadequada do desconto simplificado;
• falhas na integração entre folha de pagamento e demais sistemas;
• utilização de tabelas desatualizadas;
• ausência de conferência antes do fechamento da folha.

Embora muitos desses erros pareçam pequenos, eles podem gerar diferenças no holerite, retrabalho para o RH e necessidade de retificações posteriores.

Framework Buk: checklist para conferir o IRRF antes do fechamento da folha

Mesmo utilizando um sistema automatizado, algumas verificações ajudam a reduzir inconsistências antes da geração da folha.

Antes do fechamento, confirme se:

✅ a tabela do IRRF vigente está atualizada;

✅ as rubricas tributáveis estão corretamente parametrizadas;

✅ os cadastros de dependentes foram revisados;

✅ as contribuições ao INSS foram calculadas corretamente;

✅ férias, bônus, horas extras e rescisões foram processados conforme a legislação;

✅ as integrações entre folha, eSocial e demais obrigações acessórias ocorreram sem inconsistências.

Os maiores problemas relacionados ao IRRF raramente acontecem por erro na fórmula de cálculo. Na maioria das vezes, eles têm origem em cadastros desatualizados, parametrizações incorretas ou falhas nos processos da folha de pagamento.

Como recolher o IRRF corretamente?

Calcular o IRRF é apenas uma das responsabilidades do Departamento Pessoal. Depois da retenção, a empresa também precisa garantir que o imposto seja declarado e recolhido corretamente, evitando inconsistências fiscais, multas e retrabalho.

Esse processo envolve o preenchimento das obrigações acessórias, a utilização do código de arrecadação adequado e o cumprimento dos prazos estabelecidos pela Receita Federal.

Código DARF 0561: quando utilizar?

O código DARF 0561 é utilizado para o recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte incidente sobre rendimentos do trabalho assalariado.

Na rotina das empresas, esse é o código mais comum relacionado ao IRRF da folha de pagamento.

Embora o preenchimento seja realizado automaticamente na maioria dos sistemas, é importante que o Departamento Pessoal conheça sua finalidade para facilitar conferências e auditorias.

Qual é o prazo para recolher o IRRF?

O prazo de recolhimento é definido pela Receita Federal e pode sofrer alterações conforme a legislação vigente.

Por isso, antes de cada fechamento, o ideal é consultar a Agenda Tributária da Receita Federal, que reúne os códigos de arrecadação e os respectivos vencimentos de cada obrigação.

Essa conferência reduz o risco de pagamentos em atraso e evita a incidência de multas e juros.

Qual é a relação entre IRRF, eSocial e DCTFWeb?

Com a digitalização das obrigações trabalhistas e tributárias, o cálculo do IRRF passou a fazer parte de um fluxo integrado de informações.

Hoje, os dados enviados ao eSocial alimentam outras obrigações fiscais, como a DCTFWeb, que consolida os tributos federais devidos pela empresa.

Na prática, isso significa que qualquer inconsistência na folha de pagamento pode refletir diretamente nas informações transmitidas à Receita Federal.

Por esse motivo, a conferência da folha antes do envio tornou-se uma etapa ainda mais importante para o RH e o Departamento Pessoal.

Como a tecnologia ajuda a reduzir erros no IRRF?

À medida que a legislação tributária evolui, manter os cálculos corretos por meio de controles manuais torna-se cada vez mais complexo.

Mudanças nas tabelas, atualização de cadastros, diferentes tipos de remuneração e integrações com obrigações acessórias aumentam o risco de inconsistências quando os processos não são automatizados.

Nesse contexto, utilizar uma plataforma integrada permite que o RH reduza tarefas operacionais e tenha mais segurança durante o fechamento da folha.

Entre os principais benefícios estão:

• atualização automática das tabelas legais;
• cálculo integrado da folha de pagamento;
• parametrização das rubricas conforme a legislação;
• integração com eSocial e demais obrigações acessórias;
• redução de retrabalho e de conferências manuais;
• maior rastreabilidade das informações.

Mais do que acelerar o processamento da folha, a tecnologia contribui para aumentar a confiabilidade dos cálculos e liberar o RH para atuar de forma mais estratégica.

Simplifique a gestão da folha de pagamento com a Buk

Controlar o IRRF é apenas uma das inúmeras responsabilidades do Departamento Pessoal. Quando a folha de pagamento depende de processos manuais, aumenta a chance de erros, retrabalho e dúvidas por parte dos colaboradores.

Com a Buk, sua empresa centraliza a gestão da folha em uma única plataforma, automatiza cálculos, mantém as tabelas legais atualizadas e integra processos como férias, benefícios, jornada e obrigações trabalhistas.

Assim, o RH ganha mais tempo para apoiar decisões estratégicas e menos preocupação com atividades operacionais.

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