Declaração de Trabalho 2025: como fazer e modelo editável

A declaração de trabalho é um documento simples e oficial que confirma a relação entre empregador e colaborador. Diferente da carteira de trabalho (CTPS), ela pode detalhar informações adicionais como função exercida, jornada de trabalho e tempo de vínculo.

Hoje, esse documento também pode ser emitido em formato digital, trazendo mais praticidade e segurança para empresas e colaboradores. Ao longo deste artigo, você vai entender quando utilizar a declaração de trabalho, quais são os elementos essenciais que ela deve conter e como criar um modelo digital editável.

Quando Utilizar a Declaração de Trabalho

A declaração laboral funciona como um comprovante extra em situações onde a CTPS ou outros registros não são suficientes. Alguns exemplos de aplicação são:

• Processos seletivos: comprovação de experiência anterior.
• Solicitação de benefícios: creche, previdência, bolsa de estudos, entre outros.
• Contratos fora do regime CLT: prestadores de serviço e profissionais PJ podem utilizá-la como evidência formal do vínculo empregaticio.
• Instituições de ensino: declaração de trabalho para matrícula em escolas ou faculdades.

📌 Em todos os casos, a declaração atua como registro legal de que o profissional exerce determinada função dentro da empresa, oferecendo segurança tanto para o colaborador quanto para a organização.

Elementos Essenciais da Declaração de Trabalho

Para que a declaração de trabalho tenha validade e seja realmente útil, é fundamental incluir algumas informações básicas e bem organizadas. Entre os principais elementos estão:

Dados da empresa ou empregador

• Razão social ou nome completo (em caso de pessoa física).
  
  
• CNPJ ou CPF.
  
  
• Endereço e informações de contato.
  
  

• Nome completo.
  
  
• Número do CPF e do RG (ou outro documento de identificação oficial).
  
  
• Cargo ou função exercida.

• Data de início (e, se aplicável, data de término).
  
  
• Jornada de trabalho (horários ou carga horária semanal).
  
  
• Salário e benefícios (vale-transporte, plano de saúde, etc.).
  
  
• Condições específicas do contrato (ex.: PJ, temporário, estágio, prestação de serviços).

Modelo de Declaração de Trabalho Digital

Criar um modelo de declaração de trabalho bem estruturado é a chave para agilizar processos e garantir segurança jurídica. O ideal é preparar um modelo editável, adaptável às principais modalidades de vínculo empregatício da sua empresa (CLT, PJ, estágio ou temporário).

Esse modelo deve incluir todos os campos essenciais já mencionados — como dados do colaborador, cargo, data de início, jornada, salário e benefícios — além do espaço para assinatura do empregador ou do responsável pelo RH, assegurando a autenticidade do documento.

E por que optar pelo formato digital?

Hoje essa é a solução mais prática. Com um modelo digital, basta preencher os dados do colaborador e emitir automaticamente pelo software de RH da empresa. Isso reduz tempo, elimina retrabalho e garante que todos os documentos sigam o mesmo padrão.

📌 Ao preparar um modelo digital, personalize-o com o logotipo da empresa e outras informações relevantes. Assim, sua declaração de trabalho se torna um documento completo, profissional e de fácil comprovação em diversas situações, desde processos seletivos até comprovações para instituições de ensino ou benefícios sociais.

Exemplo de Modelo de Declaração de Trabalho (Editável)

[Logo da Empresa]

DECLARAÇÃO DE TRABALHO

Declaramos, para os devidos fins, que o(a) Sr(a). [NOME COMPLETO DO COLABORADOR], portador(a) do RG nº [_________] e CPF nº [_________], exerce a função de [CARGO/FUNÇÃO] nesta empresa desde [DATA DE INÍCIO], com jornada de trabalho de [HORÁRIO OU CARGA HORÁRIA SEMANAL].
Outras informações relevantes:
Tipo de vínculo: [CLT / PJ / Estágio / Temporário]


Salário mensal: R$ [_________]


Benefícios: [Vale-transporte, plano de saúde, vale-refeição, etc.]


Local e data: [CIDADE], [_] de **[_____] de [_____].

[NOME DO RESPONSÁVEL]
 Cargo: [_________]
 CPF/CNPJ: [_________]
 Assinatura digital ou física

Utilizando Software de RH para Emissão

Emitir uma declaração de trabalho não precisa ser um processo burocrático. Com um software de RH, todas as informações do colaborador já ficam registradas no sistema, permitindo gerar o documento em poucos cliques. Isso economiza tempo, reduz erros manuais e garante que todos os modelos sigam um padrão único.

Outro diferencial é que muitos softwares já oferecem a opção de assinatura digital integrada, conferindo validade jurídica imediata. Dessa forma, além de agilizar processos, a empresa mantém seus documentos sempre organizados e acessíveis em um só lugar.

Validade Jurídica e Assinatura Digital

A declaração de trabalho só tem valor quando é autenticada — e hoje, isso pode ser feito de forma muito mais simples. A assinatura digital garante a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita, além de preservar a integridade do documento.

Com um sistema moderno de RH, a empresa pode emitir a declaração já assinada digitalmente, pronta para uso em qualquer situação, seja para comprovação profissional, processos educacionais ou solicitação de benefícios. Mais praticidade, segurança e confiabilidade para o RH e para o colaborador.

Como a declaração de trabalho digital fortalece a employee experience e o employer branding

A emissão rápida e organizada de documentos pode parecer apenas um detalhe administrativo, mas tem impacto direto na jornada do colaborador. Quando a empresa disponibiliza declarações de trabalho digitais de forma simples, segura e padronizada, o profissional percebe agilidade, cuidado e transparência. Isso transmite confiança e evita frustrações em momentos decisivos, como a solicitação de benefícios, matrícula em cursos ou comprovação de experiência.

No plano estratégico, essa eficiência fortalece o employer branding. Organizações que investem em tecnologia e simplificação projetam uma imagem moderna, atenta ao bem-estar da equipe e preparada para os desafios do futuro do trabalho. Pequenos gestos, como facilitar o acesso a documentos e oferecer assinatura digital integrada, mostram que a empresa valoriza o tempo das pessoas, o que impacta positivamente o clima organizacional e reforça sua reputação como um excelente lugar para se trabalhar.

Documentos que transformam a experiência no RH

A declaração de trabalho é um documento simples, mas de grande valor para empresas e colaboradores. Seja em formato físico ou digital, ela confirma o vínculo empregatício com dados essenciais como função, jornada e benefícios. Hoje, com o apoio de softwares de RH, ficou muito mais fácil criar, editar e emitir declarações digitais de forma rápida, segura e padronizada.

Além de agilizar processos e garantir validade jurídica com assinatura digital, essa prática fortalece a employee experience e o employer branding, mostrando que a empresa valoriza o tempo e o bem-estar de seus colaboradores. Mais do que cumprir uma obrigação, disponibilizar documentos digitais é investir em confiança, clima organizacional e inovação no ambiente de trabalho.

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