Como a Shimin reduziu o trabalho manual no RH a zero com a Buk?

O cenário das empresas de médio porte no Brasil é marcado por um crescimento acelerado que, quase sempre, atropela a estruturação dos processos internos. Segundo dados da consultoria McKinsey, companhias que escalam seu faturamento e quadro de funcionários sem digitalizar a operação administrativa tendem a estagnar sua produtividade devido ao "imposto da burocracia".

No ecossistema de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, essa dor é ainda mais latente: gestores sobrecarregados por planilhas e processos descentralizados. Mas como quebrar esse ciclo e transformar o RH em um motor estratégico quando se é uma "área de uma pessoa só"?

A Shimin Engenharia, consultoria chilena especializada em projetos para o setor de mineração, enfrentou exatamente esse desafio ao expandir sua operação em solo brasileiro. Com grandes players do mercado em sua carteira de clientes, o crescimento acelerado exigiu uma mudança radical na forma de gerenciar pessoas.

Abaixo, contamos como a empresa eliminou a papelada, engajou lideranças e reduziu o trabalho operacional a zero com o suporte da plataforma integrada da Buk.

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O desafio: organizar os processos depois de crescer 100% em um ano  

A Shimin Engenharia chegou ao Brasil com uma estrutura enxuta, mas com o peso de atender gigantes do setor. No mercado de mineração, a agilidade e a conformidade legal são premissas básicas para a sobrevivência do negócio.

No entanto, a filial brasileira operava sem um departamento dedicado a cuidar das pessoas. A matriz chilena só estruturou seu próprio RH quando atingiu a marca de 150 colaboradores, um risco que a liderança brasileira não estava disposta a correr.

Fernanda Scur, gerente de RH na Shimin do Brasil, relembra o cenário de sua chegada à empresa, no final de 2025, quando foi contratada para estruturar a área de RH do zero. Com um crescimento expressivo de 100% no quadro de funcionários em apenas 12 meses, a centralização de tarefas manuais tornou-se insustentável.

Sem processos automatizados, as demandas de DP e gestão de pessoas sufocavam a liderança e funcionários administrativos que não tinham expertise técnica necessária. "Nossa dor era alguém para ser o ‘dono do boteco’, porque ficava tudo muito concentrado ou no meu diretor ou no meu assistente administrativo, que não tinha experiência nenhuma com isso", contou Fernanda.

A solução: uma ferramenta completa e intuitiva

Diferentemente de muitas implementações que geram atrito e longos meses de transição, a solução para a Shimin veio como um direcionamento da matriz. A Buk já era o software oficial da Shimin no Chile e foi estendida para a operação brasileira. O que poderia ser visto como uma imposição corporativa revelou-se o maior trunfo de Fernanda.

Com mais de 15 anos de experiência no mercado de Recursos Humanos e experiências com diversas ferramentas, a profissional encontrou na Buk a simplicidade necessária para rodar uma área inteira sozinha.

"A Buk veio de herança do Chile e foi uma herança muito boa. Eu sou promotora da marca porque eu acho a plataforma muito intuitiva, muito fácil de usar. Eu trabalho com RH há mais de 15 anos, já tive acesso a milhares de plataformas e eu não tenho dificuldade para usar a Buk. Para uma empresa onde eu sou tudo dentro do RH, isso facilita bastante o meu dia a dia."

A Shimin passou a utilizar o ecossistema da Buk para cobrir toda a jornada do colaborador, ativando módulos essenciais para o desenvolvimento de talentos, escuta ativa, compliance e desburocratização de rotinas, como os módulos de Avaliação de Desempenho, Pesquisa de Clima, Canal de Denúncias e Assinatura de Documentos.

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O fim da "procissão": da burocracia física à assinatura digital

Para quem gerencia o Departamento Pessoal, tarefas repetitivas como a coleta de assinaturas em holerites e contratos representam um dos maiores ralos de produtividade. Na Shimin, a rotina mensal de fechamento e distribuição de documentos gerava um desgaste operacional imenso.

A virada de chave aconteceu com a adoção do módulo de Gestão de Documentos e Assinatura Eletrônica da Buk, que eliminou gargalos físicos e garantiu compliance em segundos.

"O melhor módulo é o de assinatura de documentos porque antes assinar uma folha de pagamento era uma procissão. E agora eu subo na plataforma, todo mundo assina, faz download, eu não tenho que sofrer mais com isso", conta Fernanda.

O impacto prático dessa mudança na Shimin é apenas uma amostra do que acontece no mercado. Segundo dados da Deloitte, a automação de rotinas documentais pode reduzir o tempo gasto com administração de pessoal em até 70%, liberando o profissional de RH para atuar de forma consultiva junto às lideranças.

Ciclo completo: como envolver os gestores?

Implementar uma cultura de alta performance exige constância. No ano anterior, sem o apoio tecnológico adequado e sem processos consolidados, o ciclo de avaliações da Shimin havia ficado pela metade. Com a consolidação da Buk, Fernanda conseguiu treinar e engajar os gestores para extrair o valor real da ferramenta.

"Este ano, a gente conseguiu fazer de fato o ciclo completo da avaliação de desempenho, que ano passado ficou pela metade. Então, depois de educar os meus gestores a respeito da plataforma, foi bem fácil de usar", contou Fernanda.

O resultado: menos processos manuais, mais foco nas pessoas

O balanço da Shimin após a consolidação da ferramenta reflete o objetivo principal de qualquer RH moderno: sair do operacional sufocante e ganhar eficiência de negócio.

Ao eliminar tarefas manuais e centralizar as informações dos colaboradores em um único ecossistema integrado, a Buk devolveu ao RH o tempo necessário para que Fernanda foque no que realmente importa: o desenvolvimento humano e a estratégia de crescimento.

"A Buk é uma plataforma completa que otimiza muito o dia a dia e diminui aquele tanto de processo manual que a gente tem todos os dias."

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