Controle de Ponto Digital: Como funciona e quais as regras?

O Controle de Ponto é fundamental para uma boa gestão de jornada de trabalho. O mercado conta com diversas soluções com validade legal, e conhecê-las ajuda a identificar qual a melhor opção para a sua empresa. O Ponto Digital é uma das soluções mais modernas: com investimento inicial mais baixo, é ideal para empresas com colaboradores no modelo híbrido ou remoto.

Continue lendo esse conteúdo para entender as regras e vantagens do Controle de Ponto Digital e como escolher a melhor opção para pequenas empresas.

O que é um Ponto Digital e como funciona no Brasil?

O Ponto Digital, ou REP-P, é uma subcategoria do ponto eletrônico. Conforme estabelecido pela Portaria MTP nº 671/2021, o Ponto Digital possui a mesma validade jurídica que os formatos físicos de relógio de ponto eletrônico, mas precisa seguir as regras da Portaria. Entre elas:

• ser executado em um servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro, utilizado exclusivamente para controle de jornada, com marcações de entradas e saídas dos colaboradores;
• ter o programa registrado no INPI;
• emitir ou disponibilizar o comprovante de registro de ponto do trabalhador;
• usar, no comprovante eletrônico, assinatura qualificada com certificados digitais válidos, emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
• gerar o AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada).

O Ponto Digital é uma solução interessante para substituir planilhas e sistemas que exigem extração de arquivo para conferência com a Folha de Pagamento. Alguns softwares de Ponto Digital têm integração direta com a Folha, eliminando a necessidade de extrair arquivos, o retrabalho e os erros.

Com a Buk, você conta com um sistema de RH com Controle de Ponto Digital com geolocalização e marcação por biometria ou reconhecimento facial, através de aplicativos para celular, tablet ou computador. Além de integração automática com a Folha de Pagamento, sem precisar extrair e transferir dados de um sistema para o outro. Conheça o Ponto Digital da Buk.

O que diz a legislação sobre o Ponto Digital?

Como mencionei, o Ponto Digital tem validade jurídica desde que ele cumpra os critérios mencionados acima, como ter o programa registrado no INPI e emitir comprovante para a pessoa colaboradora com assinatura e certificado digital válido.

É importante lembrar que, segundo artigo 74 da CLT, somente empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas por lei a ter controle de ponto. Isso não impede, porém, que empresas menores adotem a ferramenta, que facilita a rotina do RH e garante mais controle sobre horas extras e descontos por ausências e atrasos.

Quais as consequências do descumprimento do artigo 74 da CLT?

Empresas que não seguem as determinações do artigo 74 da CLT ficam sujeitas a punições que vão desde multas administrativas até passivos trabalhistas retroativos.

Além disso, em caso de ações trabalhistas, se o Controle de Ponto não estiver em conformidade com as exigências da Portaria 671, o registro perde a validade jurídica e pode ser usado como inversão do ônus da prova. Na prática, esse registro de ponto pode ser considerado uma prova favorável ao colaborador que entrou com a ação, e não à empresa acionada juridicamente.

• Multas Administrativas: segunda o artigo 75 da CLT, as empresas que descumprirem as regras de registro de jornada de trabalho podem ser multadas de um décimo do salário mínimo a dez salários mínimos regionais. O valor ainda pode dobrar em caso de reincidência.
• Passivos trabalhistas retroativos: em caso de adulteração dos dados no sistema de ponto ou falta de confiabilidade, a empresa pode ser condenada a pagar valores retroativos de horas extras e adicionais noturnos, por exemplo.
• Inversão do Ônus da prova: como mencionei, se a empresa apresentar um registro de ponto fora de conformidade com a Portaria 671, ele perde a validade jurídica e pode ser usado como prova contrária à empresa.
  

Exemplo de caso real

Segundo notícia publicada pelo Tribunal Superior do Trabalho em 2025, em uma ação trabalhista movida por um eletricista contra a Coelba (Companhia de Eletricidade do Estado da Bahia), os registros de ponto apresentados pela empresa tinham variações mínimas e repetitivas, consideradas inválidas pelo tribunal.

Por isso, a Quinta Turma do TST deu parecer favorável ao funcionário, que alegava cumprir mais horas do que o registro apontava. Segundo o processo, “os controles de ponto eram preenchidos apenas no final do mês, com variações irreais”. Com isso, a Coelba foi condenada a pagar as horas extras retroativas.

Leia mais: Ponto eletrônico e digital: qual o melhor sistema de ponto?

Como funciona o Ponto Digital Online para o RH?

Na prática, o Ponto Digital tira o registro da jornada de trabalho das planilhas e relógios físicos e leva para um sistema na nuvem. A pessoa colaboradora registra as entradas e saídas pelo celular, computador ou tablet e os dados chegam em tempo real no sistema, onde o RH acompanha e corrige quando necessário.

Esse formato permite que o RH tenha mais visibilidade e menos retrabalho, especialmente quando o software tem integração com a Folha de Pagamento, com fechamento mais rápido e cálculos prontos, sem erro de fórmula. Para o colaborador, o Ponto Digital também garante mais autonomia: ele pode consultar o espelho de ponto e o saldo de banco de horas direto no sistema.

Como funciona o Ponto Digital no celular?

O Ponto Digital no celular funciona por aplicativo instalado no smartphone do colaborador ou no formato web, acessado pelo navegador. Com ele, é possível registrar as marcações de entrada e saída, e os dados são enviados para a nuvem, onde a pessoa de RH pode acompanhar em tempo real.

O espelho de ponto também fica disponível para consulta, tanto no aplicativo quanto no sistema acessado pelo navegador.

Ponto Digital no celular funciona offline?

Na maioria dos sistemas, sim, mas essa função pode variar de fornecedor para fornecedor.

Em geral, a pessoa colaboradora consegue registrar o ponto mesmo sem conexão: o aplicativo guarda a marcação no próprio aparelho e, quando a internet volta, sincroniza automaticamente com a nuvem. O horário registrado é o do momento do registro, não o da sincronização.

Leia mais: Controle de ponto digital: 14 dúvidas respondidas

Ponto Eletrônico Digital para empresas de pequeno porte​: qual a melhor opção?

A melhor opção depende do que os profissionais de RH da sua empresa precisam para o dia a dia.

Em um cenário em que os profissionais de RH já estão sobrecarregados, mesmo com uso de Inteligência Artificial, conforme indicam os dados da pesquisa “Um retrato da IA e da sobrecarga no RH” da Buk, em empresas menores isso pode se agravar ainda mais.

Considerando que empresas menores contam com times mais enxutos, a pessoa de RH muitas vezes também é responsável pelo DP, e o fechamento da Folha de Pagamento é uma das tarefas mais operacionais e que ocupa o tempo desses profissionais.

Por isso, contar com sistemas que integrem Ponto Digital e Folha de Pagamento permite que o time gaste menos tempo com retrabalho e erros, como é o caso do Controle de Ponto Digital da Buk.

Como escolher o melhor sistema de Ponto Digital?

Para escolher o melhor sistema de Ponto Digital é preciso considerar critérios que vão além do preço. Um dos pontos mais importantes é a conformidade legal, mas também não se pode deixar de lado a integração com Folha de Pagamento e a experiência de navegação, tanto dos colaboradores quanto da pessoa de RH.

Alguns diferenciais também podem ajudar o RH e os colaboradores a ter mais transparência, como a geolocalização, que permite ao RH identificar com precisão os dias de trabalho presencial e remoto em equipes no modelo híbrido.

Checklist para escolher melhor sistema de Controle de Ponto Digital:

• 100% em conformidade com a legislação;
• certificado INPI e software executado em um servidor dedicado ou em ambiente de nuvem;
• reconhecimento facial e biometria;
• funciona offline;
• integração com a Folha de Pagamento;
• política de LGPD documentada;
• marcações com geolocalização.

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