Calcular a folha de pagamento de forma correta é uma das tarefas mais importantes, e mais sensíveis, do Departamento Pessoal. Um único erro pode gerar retrabalho, inconsistências no eSocial, multas, atrasos e insatisfação dos colaboradores.
Por isso, neste guia completo e atualizado para 2025, você aprende como calcular a folha de pagamento passo a passo, com exemplos práticos e orientações claras para evitar erros comuns.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é o documento que reúne todas as informações referentes à remuneração de cada colaborador em determinado período. Ela inclui:
- salário contratual (salário base);
- horas extras, adicionais e comissões;
- descontos obrigatórios (INSS, IRRF);
- descontos facultativos (VT, VR, faltas etc.);
- contribuições do empregador (FGTS);
- total líquido a pagar.
Além de ser obrigatória, a folha é a base para declarações como eSocial, FGTS, RAIS e outras obrigações acessórias.
Como calcular a folha de pagamento em 2025: passo a passo
A seguir, veja o processo completo, dividido em etapas simples.
1. Identifique o salário bruto do colaborador
O ponto de partida é sempre o salário base registrado em contrato (CTPS ou acordo CLT).
Esse valor será usado como referência para o restante dos cálculos.
🧮 Exemplo:
Salário base: R$ 3.000,00
2. Some adicionais e proventos
Inclua todos os valores que aumentam a remuneração:
- Horas extras
- Adicional noturno
- Adicional de insalubridade / periculosidade
- Comissões
- Prêmios
- Bonificações
- DSR (Descanso Semanal Remunerado)
🧮 Exemplo:
Horas extras mês: R$ 280,00
Adicional noturno: R$ 120,00
Total de adicionais: R$ 400,00
Subtotal atualizado: 3.000 + 400 = R$ 3.400,00
3. Desconte o INSS
O INSS segue a tabela progressiva, descontada diretamente do salário do colaborador. Você pode acessar a tabela atualizada do INSS por meio deste link.
Obs.: use sempre a tabela vigente divulgada pelo governo. A Buk mantém todas as faixas atualizadas automaticamente.
🧮 Exemplo (valores fictícios):
INSS total descontado: R$ 330,00
4. Calcule o IRRF (quando aplicável)
O IRRF é calculado sobre:
Base = salário bruto + adicionais − INSS − deduções
Deduções incluem:
- dependentes
- pensão alimentícia
- INSS
- parcela dedutível do IRRF
🧮 Exemplo (valores fictícios):
Base de IRRF: R$ 3.400 − 330 = R$ 3.070
IRRF devido: R$ 45,00
5. Subtraia descontos facultativos
Entre eles:
- Vale transporte (até 6% do salário)
- Vale refeição/alimentação
- Contribuição sindical
- Faltas e atrasos
- Planos de saúde
- Empréstimos consignados
🧮 Exemplo:
VT: R$ 120,00
Plano de saúde: R$ 80,00
Total: R$ 200,00
6. Calcule o FGTS (responsabilidade do empregador)
O FGTS não é descontado do colaborador.
A empresa contribui com 8% sobre a remuneração.
🧮 Exemplo:
FGTS: 3.400 × 8% = R$ 272,00
7. Encontre o salário líquido
Salário líquido = proventos − descontos
🧮 Exemplo final:
Salário bruto + adicionais: 3.400
INSS: −330
IRRF: −45
Descontos diversos: −200
Salário líquido: R$ 2.825,00
Esse é o valor que o colaborador recebe na conta.
Atenção: 7 erros comuns no cálculo da folha de pagamento
- Não aplicar a tabela progressiva do INSS corretamente.
- Calcular IRRF sem considerar deduções legais.
- Esquecer o DSR sobre horas extras e comissões.
- Aplicar VA/VT de forma incorreta.
- Não integrar sistemas de ponto e folha.
- Enviar eventos incorretos ao eSocial.
- Não revisar a folha antes da remuneração.
Calendário de responsabilidades do RH no fechamento da folha
📅 1º ao 7º dia útil – processamento da folha
📅 Dia 7 – envio da DCTFWeb (quando aplicável)
📅 Dia 20 – recolhimento do FGTS
📅 Último dia útil – pagamento do salário
📅 Até dia 15 do mês seguinte – fechamento do eSocial
(As datas variam conforme legislação e categorias — consulte sempre o calendário oficial.)
Como calcular a folha sem erros: papel da tecnologia
Calcular folha de pagamento em planilhas aumenta o risco de:
- erros de digitação
- divergências com o ponto
- informações inconsistentes no eSocial
- cálculos incorretos de adicionais
- atrasos no fechamento
Para equipes de RH modernas, o ideal é usar um sistema de gestão de pessoas que automatize cálculos, integrações e auditorias. Assim, a folha sai mais rápida, mais precisa e com menos retrabalho.
Folha de pagamento como ferramenta de gestão: o que líderes precisam saber
Mais do que um processo operacional, a folha de pagamento é um termômetro estratégico da empresa.
A análise da folha permite identificar:
- aumento de custos recorrentes
- projeção de impactos de dissídios
- distribuição de cargos e salários
- indicadores de headcount e produtividade
- tendências de absenteísmo e horas extras
Líderes que usam esses dados tomam decisões mais consistentes em:
- propostas salariais
- orçamento anual
- planos de carreira
- equilíbrio financeiro entre áreas
- políticas de remuneração variável
A folha deixa de ser “um documento do DP” e passa a ser parte central da gestão de pessoas orientada a dados.
Conclusão
Calcular a folha de pagamento de forma eficiente exige atenção às regras do INSS, IRRF, adicionais e obrigações do eSocial. Com o processo certo e especialmente com sistemas que automatizam cálculos e reduzem erros o RH ganha tempo, segurança e previsibilidade.
Se sua empresa quer crescer com mais precisão e menos retrabalho, ferramentas modernas de gestão, como a Buk, ajudam a transformar a folha em um processo estratégico.
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