Como funciona o afastamento pelo INSS?

Só em 2024, mais de 3,5 milhões de pedidos de licença médica foram registrados no INSS, segundo o Observatório de Segurança e Saúde no Trabalho — e quase meio milhão desses casos estão ligados a transtornos mentais. Isso revela algo importante: o afastamento pelo INSS não é apenas um trâmite legal. É um termômetro real da saúde organizacional e da maturidade da estratégia de gestão de pessoas.

Para líderes de RH, entender como funciona o processo de afastamento, o que mudou na legislação e quais impactos ele pode gerar na operação e na cultura da empresa é fundamental. Por isso, reunimos neste artigo as informações essenciais para compreender, de forma clara e atualizada, como o afastamento pelo INSS funciona na prática — além de orientações para antecipar riscos, lidar com a burocracia e preparar sua empresa para proteger o bem-estar da equipe, evitando custos ocultos e passivos silenciosos.

Como funciona o afastamento pelo INSS?

O afastamento pelo INSS acontece quando um colaborador precisa se ausentar do trabalho por mais de 15 dias intercalados ou consecutivos por motivo de saúde. A partir do 16º dia, quem assume o pagamento do benefício é o próprio INSS, por meio do chamado auxílio por incapacidade temporária (antes conhecido como auxílio-doença).

Na prática, tudo começa com o atestado médico entregue ao RH. A empresa registra essa informação e orienta o colaborador a agendar uma perícia médica pelo portal ou aplicativo Meu INSS. Se a incapacidade para o trabalho for confirmada, o benefício é liberado.

Vale lembrar que nem todo afastamento é igual. Pode ter origem acidentária ou não, e isso interfere diretamente em prazos, estabilidade no emprego e nas obrigações da empresa  e conforme determinação do sindicato. Por isso, o papel do RH vai além do operacional: é acompanhar de perto, apoiar o colaborador e garantir que cada caso seja tratado com atenção — e conforme a lei.

Licenças médicas em 2024: o que os dados revelam sobre saúde nas empresas?

Os números de afastamentos registrados pelo INSS em 2024 ajudam a entender a dimensão do desafio enfrentado pelas empresas e a urgência de dar atenção à saúde mental dos colaboradores.

Esses dados mostram que a saúde mental deixou de ser um tema periférico. Hoje, ela impacta diretamente indicadores como absenteísmo, produtividade, rotatividade e clima organizacional.

Segundo Vinícius Pinheiro, diretor do Escritório da OIT no Brasil:

“É preciso internalizar que o investimento em saúde é um ganha-ganha para as pessoas, para as famílias, para as empresas e a sociedade como um todo. O investimento na promoção da saúde mental beneficia toda a sociedade, porque promove ambientes de trabalho seguros e saudáveis, minimiza a tensão e os conflitos, e melhora a fidelização do quadro de pessoal e o rendimento e a produtividade do trabalho.”

Nesse contexto, empresas comprometidas com o bem-estar precisam ir além da resposta ao afastamento. É fundamental incluir na sua estratégia anual:

1. Implementação efetiva da NR-1, que exige um Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) com foco também em riscos psicossociais, como estresse, assédio e esgotamento mental — além de prever a integração com outras normas, como a NR-7 (PCMSO), NR-9 (riscos ambientais) e NR-17 (ergonomia), que exigem medidas específicas de prevenção e monitoramento contínuo da saúde e segurança dos trabalhadores.
2. Programas de prevenção de riscos psicossociais
   
   
3. Canais de escuta ativa e acolhimento emocional
   
   
4. Coparticipação em atendimentos terapêuticos e psicológicos
   
   
5. Formação de lideranças para identificar e acolher sinais de que a saúde mental pode estar comprometida e agir com empatia e responsabilidade.
6. Ações de conscientização sobre saúde emocional no ambiente de trabalho.

Tipos de afastamento pelo INSS e quando a empresa pode ser ressarcida

Quando se fala em afastamento pelo INSS, é comum pensar apenas em licenças médicas, mas existem diferentes tipos, com causas e impactos distintos. Por isso, entender essas classificações ajuda a aplicar corretamente a legislação, organizar a folha de pagamento e até recuperar valores pagos indevidamente.

De forma geral, os afastamentos podem ser divididos em três categorias principais. A primeira é por saúde comum. A segunda é por motivos de trabalho, como acidentes. A terceira é por causas legais, como maternidade ou serviço militar. Cada um segue regras específicas sobre prazos, estabilidade e responsabilidade pelo pagamento.

Quais são os principais tipos de afastamento?

• Afastamento por doença comum
  Neste tipo de afastamento, o colaborador entrega um atestado e, após os primeiros 15 dias pagos pela empresa, o INSS assume com o auxílio por incapacidade temporária.
  
  
• Afastamento por acidente de trabalho ou doença ocupacional
  Sempre que um colaborador sofre um acidente de trabalho ou desenvolve uma doença relacionada à sua atividade profissional, a empresa é obrigada a emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), mesmo que não haja afastamento imediato.

Esse tipo de afastamento dá direito à estabilidade de 12 meses após o retorno e tem implicações diretas para a empresa. Um dos principais impactos é no Fator Acidentário de Prevenção (FAP) — um índice calculado pela Previdência Social que influencia a alíquota do RAT (Risco de Acidente de Trabalho) paga pela empresa. Quanto mais acidentes e afastamentos a empresa registra, maior tende a ser esse fator, aumentando os custos com a contribuição previdenciária.

• Afastamento por licença maternidade
  Esse benefício é garantido por lei e o valor é de responsabilidade do INSS. No entanto, a empresa realiza o pagamento diretamente à colaboradora ou colaborador e, depois, compensa esse valor nas contribuições previdenciárias via DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais).

Ou seja, na prática, a empresa antecipa o pagamento e compensa posteriormente na DCTFWeb conforme o art. 89 da Lei nº 8.212/91

Atenção: Lembrando que poderão existir prorrogações caso a empresa se enquadre no programa Empresa Cidadã.

• Outros afastamentos legais
  Serviço militar obrigatório, prisão ou adoção. Cada um possui regras próprias de afastamento e retorno.
  
  

  Quando a empresa pode ser ressarcida?

Sempre que a empresa antecipa pagamentos que deveriam ser cobertos pelo INSS — como no caso de atrasos na perícia ou manutenção do salário por acordo interno — é possível solicitar:

• Compensação via DCTFWeb, quando aplicável;
  
  
• Restituição formal dos valores, em casos não compensáveis;
  
  
• Acompanhamento detalhado dos prazos e documentos, para garantir que não haja prejuízo fiscal.
  
  

👉 A automatização e o controle em tempo real são grandes aliados nesse processo, o que reforça a importância de sistemas de folha integrados e atualizados.

Afastamento pelo INSS: impactos invisíveis que o RH não pode ignorar

Quando um colaborador se afasta pelo INSS, o impacto não é apenas na folha ou na cobertura da função. Há efeitos silenciosos que reverberam por toda a organização: queda de produtividade, sobrecarga da equipe, desorganização de processos, gastos com contratação emergencial e, mais do que tudo, desgaste no clima interno.

Além disso, o afastamento traz uma série de implicações práticas para o RH, como o controle do pagamento dos 15 primeiros dias, o ajuste no desconto em folha (caso haja coparticipação em benefícios) e, em alguns casos, o processo de ressarcimento pelo INSS. Tudo isso exige organização, atenção aos prazos e domínio do processo de concessão do auxílio por incapacidade.

O problema se agrava quando o RH atua apenas como agente operacional, reagindo à chegada de atestados ou à notificação do INSS. A gestão estratégica de pessoas exige uma postura proativa — que antecipa riscos e age sobre a causa, não apenas sobre a consequência.

👉 Imagine o seguinte cenário: uma empresa registra cinco afastamentos por burnout em um período de três meses, todos em equipes lideradas pelo mesmo gestor. Se o RH apenas processa os atestados, o padrão passa despercebido. Mas se há um acompanhamento estruturado, o padrão é identificado e uma ação preventiva é possível — como revisão de metas, treinamento de liderança e intervenção direta antes que o problema escale.

Afastamentos recorrentes por saúde mental ligados ao trabalho geralmente são reflexo de falhas estruturais: ambientes tóxicos, metas inalcançáveis, jornadas excessivas, lideranças despreparadas. E quando essas falhas se tornam parte da rotina, o custo vai muito além dos valores pagos em benefícios,  ele fragiliza a cultura da empresa, a confiança das equipes e a reputação da liderança.

A pergunta que fica é:

O RH da sua empresa está mapeando as causas por trás dos afastamentos — ou apenas contabilizando os dias perdidos?

O que poderia ter sido feito de forma diferente no caso de afastamento por Burnout

Retomando o exemplo anterior: uma empresa registrou cinco casos de afastamento pelo INSS por burnout, todos dentro da mesma equipe e em um intervalo de apenas três meses. O RH processou os atestados, ajustou os lançamentos de pagamento e apurou corretamente o período coberto pela empresa e o início do auxílio por incapacidade. Mas, no fim das contas, nada mudou. O gestor continuou com a mesma abordagem, e outros afastamentos se seguiram meses depois.

O que poderia ter sido feito de forma diferente?

O RH poderia ter analisado os dados em conjunto com a liderança e identificado um padrão comportamental ou de gestão.

• Poderia ter ativado uma escuta interna, com apoio psicológico ou canais de acolhimento.
• A empresa poderia ter ajustado o planejamento da equipe, revisto metas e capacitado esse gestor.

E, principalmente, poderia ter prevenido novos afastamentos e os custos associados — incluindo o impacto sobre a cultura e o risco de passivos trabalhistas.

A gestão de afastamentos não termina quando o sistema registra o desconto ou a solicitação de ressarcimento. Ela começa com a análise crítica do que está por trás de cada caso. E é aí que o RH mostra seu verdadeiro papel estratégico.

Afastamento pelo INSS começa antes do atestado

Entender como funciona o afastamento pelo INSS, os impactos do auxílio por incapacidade e como gerenciar corretamente pagamentos, descontos e ressarcimentos são tarefas essenciais para qualquer equipe de RH. Mas o verdadeiro diferencial está em antecipar cenários, agir com base em dados e proteger o ativo mais importante de qualquer empresa: as pessoas.

A boa notícia é que dá para começar agora. Reveja os dados de afastamentos da sua empresa, identifique padrões, revise processos e invista em programas de prevenção — com foco especial em saúde mental no trabalho, uma frente ainda pouco estruturada antes da nova legislação de SST. Capacite lideranças, implemente canais de escuta ativa e desenvolva uma política de bem-estar que realmente funcione.

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