Afastamento pelo INSS: como funciona e impactos no RH

Em 2024, mais de 3,5 milhões de pedidos de licença foram registrados no INSS, segundo o Observatório de Segurança e Saúde no Trabalho. Quase meio milhão desses casos estão ligados a transtornos mentais. Isso revela algo importante: o afastamento pelo INSS não é apenas um trâmite legal. É um termômetro real da saúde organizacional e da maturidade da estratégia de gestão de pessoas.

Entender como funciona o processo de afastamento, o que mudou na legislação e quais impactos ele pode gerar na operação é fundamental. Por isso, reunimos neste artigo as informações essenciais para compreender como o afastamento pelo INSS funciona na prática. Veja orientações para antecipar riscos, lidar com a burocracia e preparar sua empresa, evitando custos ocultos e passivos silenciosos.

Como funciona o afastamento pelo INSS?

O afastamento pelo INSS acontece quando um colaborador precisa se ausentar por mais de 15 dias intercalados ou consecutivos por motivo de saúde. A partir do 16º dia, o pagamento do benefício é feito pelo próprio INSS com o auxílio por incapacidade temporária (antigo auxílio-doença).

Na prática, tudo começa com o atestado médico entregue ao RH. A empresa registra essa informação e orienta o colaborador a agendar uma perícia médica pelo portal ou aplicativo Meu INSS. Se a incapacidade para o trabalho for confirmada, o benefício é liberado.

Vale lembrar que nem todo afastamento é igual, com origem acidentária ou não. Isso interfere diretamente em prazos, estabilidade no emprego e nas obrigações da empresa e conforme determinação do sindicato. O papel do RH é acompanhar, apoiar o colaborador e garantir que cada caso seja tratado com atenção e conforme a lei.

Licenças médicas em 2024: o que os dados revelam sobre saúde nas empresas?

Os números de afastamentos registrados pelo INSS em 2024 mostram a dimensão do desafio e a urgência de dar atenção à saúde mental.

Esses dados mostram que a saúde mental deixou de ser um tema periférico. Hoje, ela impacta diretamente indicadores como absenteísmo, produtividade, rotatividade e clima organizacional.

Segundo Vinícius Pinheiro, diretor do Escritório da OIT no Brasil:

“É preciso internalizar que o investimento em saúde é um ganha-ganha para as pessoas, para as famílias, para as empresas e a sociedade como um todo. O investimento na promoção da saúde mental beneficia toda a sociedade, porque promove ambientes de trabalho seguros e saudáveis, minimiza a tensão e os conflitos, e melhora a fidelização do quadro de pessoal e o rendimento e a produtividade do trabalho.”

Nesse contexto, empresas comprometidas com o bem-estar precisam ir além da resposta ao afastamento. É fundamental incluir na sua estratégia anual:

1. Implementação da NR-1: Exige um Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) com foco também em riscos psicossociais, como estresse, assédio e esgotamento mental. É necessária a integração com outras normas, como a NR-7 (PCMSO), NR-9 (riscos ambientais) e NR-17 (ergonomia). Todas exigem medidas específicas de prevenção e monitoramento contínuo da saúde e segurança dos trabalhadores.
2. Programas de prevenção de riscos psicossociais
3. Canais de escuta ativa e acolhimento emocional
4. Coparticipação em atendimentos terapêuticos e psicológicos
5. Formação de lideranças para identificar e acolher sinais de que a saúde mental pode estar comprometida e agir com empatia e responsabilidade.
6. Ações de conscientização sobre saúde emocional no ambiente de trabalho.

Tipos de afastamento pelo INSS e quando a empresa pode ser ressarcida

Quando se fala em afastamento pelo INSS, é comum pensar apenas em licenças médicas, mas existem diferentes tipos, com causas e impactos distintos. Por isso, entender essas classificações ajuda a aplicar corretamente a legislação, organizar a folha de pagamento e até recuperar valores pagos indevidamente.

Os afastamentos podem ser divididos nas categorias abaixo:

Saúde comum:

O colaborador entrega um atestado e, após os primeiros 15 dias pagos pela empresa, o INSS assume com o auxílio por incapacidade temporária.

Motivos de trabalho, como acidentes:

Quando um colaborador tem um acidente de trabalho ou uma doença relacionada ao seu trabalho, a empresa deve emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho). Isso é necessário mesmo que não haja afastamento imediato.

Esse tipo de afastamento dá direito à estabilidade de 12 meses após o retorno e tem implicações diretas para a empresa. Um dos impactos é no Fator Acidentário de Prevenção (FAP), um índice calculado pela Previdência Social que influencia a alíquota do RAT (Risco de Acidente de Trabalho) paga pela empresa. Quanto mais acidentes e afastamentos a empresa registra, maior tende a ser esse fator, aumentando os custos com a contribuição previdenciária.

Afastamento por licença maternidade:

Esse benefício é garantido por lei e o valor é de responsabilidade do INSS. No entanto, a empresa realiza o pagamento diretamente à colaboradora ou colaborador. Depois, compensa esse valor nas contribuições previdenciárias via DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais).

Ou seja, na prática, a empresa antecipa o pagamento e compensa posteriormente na DCTFWeb conforme o art. 89 da Lei nº 8.212/91

Atenção: Lembrando que poderão existir prorrogações caso a empresa se enquadre no programa Empresa Cidadã.

Outros afastamentos legais:

Serviço militar obrigatório, prisão ou adoção. Cada um possui regras próprias de afastamento e retorno.

Quando a empresa pode ser ressarcida?

Quando a empresa antecipa pagamentos que deveriam ser cobertos pelo INSS. Como no caso de atrasos na perícia ou manutenção do salário por acordo interno, é possível solicitar:

• Compensação via DCTFWeb, quando aplicável;
• Restituição formal dos valores, em casos não compensáveis;
• Acompanhamento detalhado dos prazos e documentos, para garantir que não haja prejuízo fiscal.

👉 A automatização e o controle em tempo real são grandes aliados nesse processo. Isso reforça a importância de sistemas de folha integrados e atualizados.

Afastamento pelo INSS: impactos invisíveis que o RH não pode ignorar

Quando um colaborador se afasta pelo INSS, o impacto não é apenas na folha ou na cobertura da função. Há efeitos silenciosos que reverberam por toda a organização:

• Queda de produtividade;
• Sobrecarga da equipe;
• Desorganização de processos;
• Gastos com contratação emergencial e;
• Desgaste no clima interno.

Além disso, o afastamento traz uma série de implicações práticas para o RH, como:

• Controle do pagamento dos 15 primeiros dias;
• Ajuste no desconto em folha (caso haja coparticipação em benefícios) e,
• Processo de ressarcimento pelo INSS.

Tudo isso exige organização, atenção aos prazos e domínio do processo de concessão do auxílio por incapacidade.

O problema se agrava quando o RH atua apenas como agente operacional, reagindo à chegada de atestados ou à notificação do INSS. A gestão estratégica de pessoas exige uma postura proativa — que antecipa riscos e age sobre a causa, não apenas sobre a consequência.

👉 Imagine o cenário: uma empresa registra cinco afastamentos por burnout em um período de três meses, todos em equipes lideradas pelo mesmo gestor. Se o RH apenas processa os atestados, o padrão passa despercebido. Se há um acompanhamento estruturado, o padrão é identificado e uma ação preventiva é possível. Alguns exemplos são revisão de metas, treinamento de liderança e intervenção direta antes que o problema escale.

Afastamentos recorrentes por saúde mental ligados ao trabalho geralmente são reflexo de falhas estruturais: ambientes tóxicos, metas inalcançáveis, jornadas excessivas, lideranças despreparadas.

A pergunta que fica é:

O RH da sua empresa está mapeando as causas por trás dos afastamentos — ou apenas contabilizando os dias perdidos?

Afastamento pelo INSS começa antes do atestado

Entender como funciona o afastamento pelo INSS, os impactos do auxílio por incapacidade e como gerenciar pagamentos, descontos e ressarcimentos é fundamental. O diferencial está em antecipar cenários, agir com base em dados e proteger o ativo mais importante de qualquer empresa: as pessoas.

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