Ponto eletrônico e digital: qual o melhor sistema de ponto?

O controle de ponto evoluiu muito ao longo dos anos. O processo começou com planilhas e relógio de ponto, mas, com o avanço da tecnologia, foi se digitalizando e ganhando popularidade, como é o caso do ponto eletrônico e do digital.

Apesar da nomenclatura parecida, os dois sistemas têm diferenças importantes: é possível dizer que o ponto digital se tornou uma evolução do ponto eletrônico tradicional.

Continue lendo para entender as principais diferenças entre eles, as vantagens de cada um e como escolher a melhor opção para a sua empresa.

Por que a empresa precisa ter um controle de ponto?

O artigo 74 da CLT estipula que empresas com mais de 20 funcionários devem ter controle de ponto, seja através de registro manual, mecânico ou eletrônico. Há algumas exceções: funcionários em cargos de confiança, trabalhadores externos cuja jornada não pode ser fiscalizada e estagiários estão dispensados do registro.

Além disso, manter um controle de ponto traz benefícios importantes para a empresa:

• Segurança jurídica: o registro da jornada dos colaboradores ajuda a reduzir o passivo trabalhista;
• Gestão e produtividade: o controle de ponto ajuda a identificar gargalos na rotina de trabalho;
• Folha de pagamento: o controle de ponto garante mais precisão na folha de pagamento, com controle de horas extras e descontos por faltas e atrasos.

Tipos de controle de ponto

Existem três tipos principais de controle de ponto: manual, mecânico e eletrônico. Confira um pouco mais sobre cada um:

• Ponto Manual: os registros de entradas e saídas são feitos de forma escrita em livros, folhas de ponto avulsas ou em planilhas.
• Ponto Mecânico: as entradas e saídas são registradas nos tradicionais relógios de ponto, que fazem marcações em cartões.
• Ponto Eletrônico: ele se divide em três subcategorias: REP-C (Convencional), REP-A (Alternativo) e REP-P (Por programa), conforme a Portaria MTP nº 671/2021. Entre as três, é a opção mais tecnológica e garante mais automação e segurança nos processos de controle de ponto.

Vamos entender na prática como funcionam as subcategorias do ponto eletrônico:

• REP-C (Convencional): o relógio de ponto é físico e emite um comprovante impresso.
• REP-A (Alternativo): sistemas alternativos que só podem ser usados mediante acordo ou convenção coletiva.
• REP-P (por Programa): popularmente conhecido como ponto digital ou ponto eletrônico digital, utiliza softwares ou aplicativos que podem incluir biometria ou reconhecimento facial. Os programas desta categoria precisam ter registro no INPI.

Diferente do REP-A, o REP-P não exige acordos coletivos para o uso. Os sistemas devem cumprir os requisitos técnicos especificados na Portaria 671, ter registro no INPI e funcionar em servidor dedicado ou em nuvem.

Veja também: Gestão de ponto: erros que custam caro ao seu RH

Ponto eletrônico e ponto digital: o que diz a lei?

É importante para a pessoa de RH entender se existe diferença, do ponto de vista legal, entre os dois tipos de controle de ponto. Em resumo, posso te dizer que ambos têm validade legal.

Como mencionei, o artigo 74 da CLT prevê a obrigação de empresas com mais de 20 colaboradores de controlar a jornada de trabalho. A Portaria 671 reuniu em um único texto todas as orientações sobre o tema, revogou as portarias anteriores (1510/2009 e 373/2011) e classificou os sistemas nos três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) mencionados anteriormente.

Ou seja, o ponto eletrônico e o digital têm a mesma validade legal, desde que atendam aos requisitos da Portaria 671 que podemos resumir da seguinte forma:

REP-C deve:

• ser um equipamento de automação monolítico, identificado pelo número de fabricação, com modelo certificado e uso exclusivo para registrar a jornada, com marcações de entradas e saídas dos colaboradores;
• ter certificação do Inmetro e garantir que as marcações não sejam apagadas;
• ficar instalado no local de trabalho, disponível para que um auditor-fiscal do trabalho extraia os dados a qualquer momento;
• fornecer comprovante de cada marcação, pode ser eletrônico, desde que seja assinado digitalmente;
• gerar o AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada).

REP-P deve:

• ser executado em um servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro, utilizado exclusivamente para controle de jornada, com marcações de entradas e saídas dos colaboradores;
• ter o programa registrado no INPI;
• emitir ou disponibilizar o comprovante de registro de ponto do trabalhador;
• usar, no comprovante eletrônico, assinatura qualificada com certificados digitais válidos, emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
• gerar o AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada).

Veja também: Como Calcular Horas Extras - Regras para o RH

Como escolher entre ponto eletrônico e digital?

Todo ponto digital, também é um ponto eletrônico, mas nem todo ponto eletrônico funciona como um ponto digital.

Para comparar os dois formatos, vamos analisar as diferenças entre o Ponto Eletrônico Convencional (REP-C) e o Ponto Eletrônico por Programa (REP-P).

É importante considerar essas diferenças na hora de escolher entre os dois modelos. Além disso, se a sua empresa tem colaboradores que trabalham no modelo híbrido, o Ponto Digital pode ser mais adequado, porque ele permite registrar o ponto tanto nos dias de trabalho remoto quanto nos dias de escritório.

Com um Ponto Digital, a pessoa de RH centraliza faltas, atrasos, licenças, férias e horas extras em um só lugar, com integração à folha de pagamento. Isso faz toda a diferença na rotina da equipe.

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Como escolher o modelo certo para a sua empresa?

A pessoa de RH deve considerar alguns pontos para escolher qual o modelo ideal de Controle de Ponto:

• Qual o modelo de trabalho da equipe? Se parte do time trabalha no modelo híbrido, o Ponto Digital permite registrar as entradas e saídas de qualquer lugar.
• Quantas unidades a empresa tem? No ponto eletrônico convencional, cada nova filial exige a compra e instalação de um equipamento. No Ponto Digital, basta incluir novos colaboradores no sistema.
• Como os dados chegam até o RH? Um sistema integrado à folha de pagamento elimina a exportação manual de arquivos, reduz o retrabalho e evita erros no fechamento da folha.

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