Informe de Rendimentos: o que você precisa saber

O informe de rendimentos é uma ferramenta de conformidade crucial que consolida todos os valores pagos ao colaborador no ano (salários, benefícios tributáveis, IR retido na fonte etc.). Ele é indispensável para que o colaborador preencha corretamente sua Declaração de Imposto de Renda (DIRPF) e, para o RH/DP, atua como um "ponto de controle" oficial. Sua correta emissão e gestão eficiente minimizam drasticamente o risco de inconsistências, auditorias fiscais e retrabalho, garantindo a tranquilidade da equipe e a conformidade da empresa.

Atenção à regra de compliance: a fonte pagadora deve disponibilizar este documento até o último dia útil de fevereiro – um prazo que deve ser rigorosamente cumprido, inclusive para beneficiários e aposentados. Reforçamos que a distribuição pode e deve ser otimizada via formato digital.

A seguir, você encontrará informações essenciais sobre o Informe de Rendimentos: o que é, onde obtê-lo, prazos, como verificar campos críticos e sugestões de treinamentos para evitar ruídos e garantir a clareza para sua equipe e colaboradores.

O Informe de Rendimentos: seu aliado estratégico no fechamento Anual de IR

O Informe de Rendimentos é muito mais do que um mero "papel" para o Imposto de Renda (IR). Para o RH/DP, ele é a síntese oficial e padronizada de todos os valores pagos e retidos ao longo do ano, crucial para a conformidade fiscal da empresa e a transparência com o colaborador.

• Informe de Rendimentos (ou Comprovante de Rendimentos para IR): Este é o documento-chave, de emissão obrigatória e anual (por quem efetuou o pagamento, seja a empresa, o INSS, etc.). Sua padronização pela Receita Federal garante a base de dados exata para a declaração do colaborador, refletindo o espelho fiel da folha de pagamento.
• Comprovante de Renda: Um termo mais amplo e informal. Embora holerites e extratos sirvam para comprovar capacidade de pagamento em situações como aluguel ou financiamento, para a Receita Federal, o que vale é o Informe de Rendimentos.

O Foco Estratégico do RH/DP:

1. Coerência e Rastreabilidade: O Informe deve ser 100% coerente com os dados processados na folha (proventos, descontos, IRRF, contribuições previdenciárias e informações de dependentes). Qualquer inconsistência gera pendências tanto para o colaborador quanto para a empresa.
2. Gestão de Prazos e Obrigações: A emissão e disponibilização do informe dentro do prazo legal é uma responsabilidade crítica do DP, evitando multas e garantindo que os colaboradores possam cumprir suas obrigações fiscais a tempo.
3. Automação e valor agregado: A implementação de ferramentas que automatizam a emissão do Informe de Rendimentos diretamente do sistema de folha, garantindo a padronização e o cálculo preciso do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), transforma o processo de uma tarefa operacional em uma entrega de valor estratégica.

Quem emite e como obter o Informe de Rendimentos em 2026

Líder de RH, é fundamental mapear as fontes para orientar seus colaboradores. O Informe pode vir de múltiplos emissores:

• Empregador (CLT) – Sua Responsabilidade Primária:
  Onde: Normalmente via Portal do Colaborador, e-mail corporativo, intranet ou entrega formal (o foco deve ser na facilidade de acesso digital).
• Instituições Financeiras (Bancos e Corretoras):
  Onde: Informam rendimentos de aplicações, juros, dividendos e IR retido. Atenção: Hoje, a maioria dos bancos e corretoras disponibiliza o documento diretamente e de forma rápida pelos aplicativos (Apps) e Internet Banking.
• INSS:
  Onde: Para colaboradores aposentados ou pensionistas, acesse o portal Meu INSS, faça login na sua conta e clique em "Imposto de Renda - Extrato de Imposto de Renda e Informe de Rendimentos
• Outras Fontes:
  Diretamente com planos de saúde, seguradoras ou outras instituições que realizem pagamentos específicos.

Ação Estratégica de Comunicação

Para evitar headcount desnecessário em suporte, estabeleça uma comunicação proativa e transparente. Avise exatamente onde o Informe da empresa será disponibilizado (Portal, data limite), e quem o colaborador deve acionar em caso de inconsistência de dados. A clareza reduz o volume de dúvidas recorrentes.

Estratégia de Comunicação do Informe de Rendimentos

O Informe de Rendimentos é uma peça-chave na conformidade fiscal dos colaboradores e da empresa. Assegurar a precisão e a comunicação correta sobre os seguintes campos evita retrabalho e questionamentos:

• Rendimentos Tributáveis: Conferir a reconciliação do valor total anual com a folha de pagamento.
• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): Validar se o somatório dos valores retidos mensalmente corresponde ao valor reportado.
• Deduções (Dependentes, Previdência Oficial/Complementar): Garantir que todos os dados de deduções fornecidos pelo colaborador foram corretamente inseridos na base de cálculo.
• Rendimentos Isentos/Não Tributáveis: Classificar corretamente verbas como férias indenizadas e auxílios específicos.
• Dados Cadastrais: A exatidão do CPF e nome completo é mandatório para o batimento com a base da Receita Federal.

Treinamento e autosserviço: como reduzir chamados e proteger o prazo do informe

Mesmo com o informe correto, o maior gargalo costuma ser suporte: “onde acho?”, “está errado?”, “o que entra em rendimentos tributáveis?”, “o que é RRA?”. O caminho mais eficiente é combinar treinamento enxuto do DP com educação rápida para colaboradores, antes do pico de fevereiro.

Para DP/RH (30–45 min):

• checklist de conferência (IRRF, deduções, cadastros, verbas isentas);
  
  
• roteiro de retificação (quando corrigir e como registrar);
  
  
• matriz de responsabilidades
  
  

Para colaboradores (5–7 min, formato FAQ + tutorial):

• onde acessar (portal/app), prazo e o que conferir no documento;
  
  
• o que fazer se houver erro (canal, SLA e dados necessários);
  
  
• “glossário” simples (IRRF, rendimentos tributáveis, isentos, RRA).
  
  

Resultado: menos ruído, menos retrabalho e mais aderência ao calendário de IR.

Informe de Rendimentos: Essencial para a Segurança dos Colaboradores e para um RH Estratégico

O informe de rendimentos é um pilar de conformidade e experiência do colaborador. Para o RH/DP, a entrega correta, no prazo e com comunicação clara não é apenas uma obrigação fiscal, mas uma ferramenta estratégica que minimiza riscos e otimiza o employee experience no período de maior sensibilidade do ano. A chave para a sua liderança está em integrar processo, validação da folha de pagamento como fonte única de verdade e um autosserviço intuitivo para o colaborador. Assim, eliminamos o "mutirão" de dúvidas e correções em fevereiro. Com um fluxo padronizado, tecnologia de apoio e um kit de orientação simples, sua área ganha previsibilidade e confere ao seu time a segurança necessária para a declaração, livre de sustos e retrabalhos.

Para aprofundar o tema de declaração de imposto de renda, leia também: "Isenção no Imposto de Renda: O que muda para as empresas?" no blog da Buk. E, se quiser receber nossos conteúdos práticos em primeira mão, assine a newsletter quinzenal.