“Cadê meu holerite?”, “E aquele relatório?", “Preciso preencher essa vaga urgente, me ajuda?", “Conseguiu fechar a folha de pagamento?”, “Como faz a avaliação de desempenho do meu time?”. Se você trabalha no RH ou na área de Departamento Pessoal já deve ter ouvido uma dessas perguntas ao menos uma vez. Mas a sensação de "apagar incêndios" constantemente não é só sua.
Segundo a pesquisa "Um retrato real do impacto da IA e da sobrecarga no RH brasileiro", realizada pela Buk Brasil com 386 profissionais de RH, 40% dos entrevistados apontam a falta de tempo para atuar de forma estratégica como o maior desafio da sua rotina. Outros 29% indicam o retrabalho e as tarefas manuais como a principal barreira do dia a dia.
O resultado? Um departamento sobrecarregado, exposto a passivos trabalhistas e incapaz de focar no que realmente gera valor: as pessoas e a cultura da empresa.
Afinal, para onde está indo o tempo da sua equipe? Analisamos os dados do nosso estudo e destrinchamos as 5 tarefas operacionais que mais drenam a produtividade do RH, e como a Buk pode te ajudar a resolver cada uma delas.
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1. Gestão de documentos e burocracia
Não é surpresa que a burocracia lidera o ranking de gargalos que consomem o tempo da operação de gestão de pessoas. De acordo com a pesquisa da Buk Brasil, 32% dos profissionais de RH afirmam que a gestão de documentos e os fluxos burocráticos são as atividades que mais consomem tempo no dia a dia.
Nas grandes empresas, esse número salta para 35%, fruto do aumento da exigência de compliance e da formalização de processos.
Guardar papéis em pastas físicas, solicitar assinaturas de contratos de trabalho por e-mail, gerenciar aditivos contratuais e atestados médicos manualmente é um convite ao erro humano.
Além da óbvia perda de produtividade, há o risco iminente de autuações e multas trabalhistas por descumprimento de prazos de fiscalização da CLT e eSocial.
Leia também: Folha de pagamento no eSocial: prazos de envio e como funciona a integração
Como a Buk faz a gestão dos documentos do seu RH?
A Buk resolve esse gargalo eliminando o papel e a descentralização de informações. Com o módulo de Gestão de Documentos e Assinatura Eletrônica, seu RH centraliza o histórico completo do colaborador em uma pasta digital individual e segura. Além disso, pode fazer o upload e a organização em massa dos documentos dos colaboradores e da empresa.
Precisa colher a assinatura do contrato de trabalho ou de um termo de férias? Com a assinatura eletrônica da Buk, o documento é enviado direto para o colaborador, que assina pelo celular ou pelo computador, de forma eletrônica, com total validade jurídica e segurança. Nosso sistema também envia notificações em massa para quem ainda precisa assinar documentos pendentes.
A sua equipe ganha controle sobre a gestão de documentos, reduz o tempo dedicado em encontrar documentos, enviar para assinar, cobrar assinaturas e zera o risco de perda de arquivos legais.
Leia também: Gestão eletrônica de documentos: entenda se está na hora de digitalizar esse processo
2. Folha de pagamento e seus desdobramentos
A folha de pagamento aparece como a segunda tarefa que mais consome tempo do RH, apontada por 27% dos entrevistados pela Buk Brasil. Entre as empresas de pequeno porte (de até 50 funcionários), o cálculo da folha atinge 31% das menções, rivalizando diretamente com a atração de talentos.
Processar a folha de pagamento no Brasil é uma das tarefas mais complexas do mundo corporativo. São dezenas de adicionais (noturno, periculosidade, insalubridade), variação de alíquotas de INSS e IRRF, cálculo de Descanso Semanal Remunerado (DSR) e parametrizações com acordos coletivos sindicais.
Um único deslize de digitação em uma planilha pode gerar pagamentos incorretos, insatisfação do colaborador e processos trabalhistas.
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Como a Buk resolve a sua folha de pagamento?
Com a Buk, você fecha a folha em minutos, tem conexão com o eSocial direto pela plataforma, sem intermediários e nem custos adicionais, e tem controle de ponto no mesmo sistema, para facilitar o seu fechamento.
Como a plataforma opera de forma 100% integrada, dados como alterações salariais, faltas, adicionais e benefícios fluem automaticamente para a pré-folha, sem a necessidade de digitação manual ou exportação ou importação de arquivos em planilhas desconexas.
Além disso, nosso sistema conta com atualização constante em relação às mudanças da legislação brasileira (CLT). O sistema faz o cálculo automático das deduções tributárias, gera os holerites digitais e os disponibiliza diretamente para o funcionário.
O colaborador ganha autonomia para consultar seus comprovantes de rendimento quando quiser, diminuindo drasticamente o volume de chamados operacionais na sua área. Além disso, a Buk conta com uma IA nativa que te ajuda a entender os cálculos e a extrair análises da sua folha.
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3. Recrutamento e Seleção
A atividade de recrutamento e seleção aparece em terceiro lugar na pesquisa como a tarefa que mais consome o tempo do RH, com 23% das menções. Porém, nas empresas de pequeno e médio porte em fase de expansão, essa tarefa é ainda mais demorada: 29% dos negócios desse porte indicam R&S como o item que mais drena o tempo da equipe.
Divulgar vagas em múltiplos portais, triar centenas de currículos desalinhados no e-mail, agendar entrevistas manualmente e dar feedback para dezenas de candidatos consome dias inteiros dos analistas.
A ineficiência em processos seletivos e a falta de visibilidade sobre etapas aumentam o custo por contratação e os índices de turnover precoce devido ao desalinhamento cultural nas admissões.
Leia também: Benefícios de Integrar o ATS no recrutamento e seleção da sua empresa
Como o ATS de Recrutamento e Seleção da Buk resolve esse problema?
Para resolver a sobrecarga no recrutamento, a Buk oferece um ATS (Applicant Tracking System) completo para Recrutamento e Seleção, totalmente integrado ao restante do ecossistema de pessoas.
Com a Buk, o RH publica vagas em múltiplos canais com poucos cliques e centraliza o recebimento e a triagem de candidatos em um único funil visual. Com a Buk AI, você pode criar e automatizar as mensagens de atualização, agendamentos de entrevista e e-mails de feedback para os não aprovados, garantindo a experiência ao candidato sem trabalho manual do recrutador.
Além disso, nosso sistema tem scorecard que ajuda a definir os melhores candidatos e a IA faz análise qualitativa de cada perfil.
4. Controle de ponto e gestão de jornada
De acordo com a pesquisa da Buk Brasil, 10% dos entrevistados e 13% daqueles que trabalham em médias empresas mencionaram a gestão de jornada e o controle de ponto como a tarefa que mais consome o tempo operacional do RH e do Departamento Pessoal.
Ajustar manualmente registros de ponto esquecidos, contabilizar atestados, calcular horas extras a 50% ou 100%, gerenciar banco de horas e lidar com escalas flexíveis (como a 12x36 ou até 4x3) sem um sistema aumentam as chances de a empresa descumpra as regras da Portaria 671 do Ministério do Trabalho, que dita as regras do registro de jornada.
Além disso, qualquer erro dessa natureza afeta diretamente o cálculo da folha de pagamento e amplia as chances de a empresa cair em passivos trabalhistas.
Como o Controle de Ponto digital da Buk traz tranquilidade para a sua empresa?
A Buk simplifica o controle de jornada dos seus colaboradores. Com módulo de Controle de Ponto da Buk, você centraliza e monitora em tempo real turnos, faltas, permissões, horas extras e férias, com a segurança de cumprir 100% da legislação brasileira.
Os funcionários podem registrar o ponto pelo app da Buk, por biometria ou reconhecimento facial, ou pelo portal web. O seu RH pode ainda configurar o raio de registro do ponto de acordo com a localização da sua empresa no Google Maps, diretamente pelo app da Buk. Assim, você evita marcações e registros fora da área permitida.
Para o time de RH e gestores diretos, o acompanhamento do espelho de ponto é feito em tempo real. A plataforma aponta inconsistências automaticamente, facilitando o abono de faltas e o envio de comprovantes de atestado de forma ágil.
Além disso, com a Buk, controle de ponto e folha de pagamento moram no mesmo sistema. Ou seja, as horas trabalhadas, adicionais e saldo do banco de horas são consolidados automaticamente e enviados diretamente para o cálculo da folha de pagamento da Buk, eliminando horas de digitação manual e planilhas paralelas de controle de horas.
5. Gestão de desempenho e desenvolvimento
Por fim, 8% das empresas indicaram a gestão de desempenho como a tarefa mais demorada. Embora percentualmente menor do que a folha, essa atividade traz um tipo de sobrecarga diferente: a frustração pela falta de adesão das lideranças e a morosidade operacional.
Rodar ciclos de avaliação de desempenho em planilhas de Excel e formulários do Google gera uma montanha de dados fragmentados. O RH perde semanas cobrando gestores para preencherem prazos, consolidando notas na mão e tentando desenhar matrizes 9-Box sem precisão. Em vez de focar no desenvolvimento de talentos, o profissional de RH vira um "cobrador de prazos".
Como a Buk pode te ajudar a desenvolver seu time?
A Buk eleva o RH ao papel estratégico na gestão de desempenho. Com o módulo de Gestão de Desempenho, você elimina o achismo das avaliações e desenvolve os seus talentos de verdade ao personalizar os ciclos de avaliação, permitir a criação de metas e OKRs por times e colaboradores, associar essas metas ao desempenho e gerar relatórios automáticos, com gráficos de evolução, seguindo a metodologia da matriz 9-Box.
Assim, as lideranças da sua empresa deixam de gastar tempo consolidando dados em planilhas e passam a dedicar 100% da sua energia na tomada de decisão: identificando talentos de alta performance, mapeando sucessores e direcionando Planos de Desenvolvimento Individual (PDI).
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Olá! Sou Camila Mendonça, jornalista e especialista de conteúdo na Buk. Tenho mais de 10 anos de experiência em ass...
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