Como a Belltech aumentou a autonomia ao usar o sistema de folha da Buk?

Muitas vezes, os maiores desafios de escala de uma multinacional moram nos detalhes operacionais de cada país. Em mercados dinâmicos, como o de tecnologia, a agilidade não é apenas um diferencial competitivo; é uma questão de sobrevivência. Mas quando a operação cresce, a burocracia local pode se tornar uma âncora pesada.

Foi exatamente esse o cenário que a Belltech, uma multinacional chilena integradora de hardware e software focada no setor financeiro, encontrou ao expandir sua atuação no Brasil.

Com cerca de 500 colaboradores espalhados pela América Latina e uma estrutura consolidada, o grande gargalo da filial brasileira, que conta hoje com 24 funcionários, estava escondido em um processo essencial: a gestão da folha de pagamento.

Giovanna Lopes, coordenadora de Pessoas e Comunicação da Belltech no Brasil, conta como foi o processo de internalizar a folha de pagamento, que estava sob a responsabilidade de um parceiro terceirizado. Saiba mais a seguir.

Leia mais: Terceirização de folha de pagamento: riscos e cuidados     

O gargalo da terceirização e o desafio do "custo Brasil"

Gerenciar pessoas no Brasil exige resiliência. Enquanto em outros países da América Latina os fluxos de Departamento Pessoal acontecem de maneira mais linear, por aqui nos deparamos com um ecossistema complexo de regras trabalhistas, eSocial e constantes atualizações na CLT.

Para o fechamento da folha de pagamento, a Belltech dependia de um fornecedor terceirizado, o que gerava uma série de processos manuais, falta de padronização e lentidão nas respostas.

"Na verdade, eram muitos processos manuais. E eu acho que o principal gargalo era a folha de pagamento, que a gente contava com o terceiro. Internalizar isso é muito positivo e foi o maior desafio também falando de corporativo, porque nos outros países a folha de pagamento ela ocorre de uma maneira mais fluida e no Brasil tem um pouco mais de burocracia [do ponto de vista de legislação]", contou Giovanna.

Mas essa dor acabou quando a Belltech decidiu adotar a Buk.

A virada de chave: tecnologia integrada e proximidade na implementação

Para quebrar esse ciclo de dependência e assumir o controle dos próprios dados, a Belltech tomou a decisão estratégica de internalizar a folha de pagamento. No entanto, trazer esse ecossistema para dentro de casa exigia uma ferramenta que trouxesse segurança jurídica, precisão técnica e, acima de tudo, facilidade de uso tanto para o RH quanto para a ponta final: o colaborador.

Foi nesse momento que a Buk entrou na história. Mais do que um fornecedor de software, a Belltech encontrou na Buk um parceiro de negócios que ofereceu suporte consultivo em uma das transições mais delicadas de uma organização.

"A Buk foi muito próxima. Durante esse tempo de implementação, a gente pode contar muito com a parceria, proximidade, consultoria da Buk. A atenção foi o que fez bastante diferença mesmo", destacou a coordenadora.

A Belltech contratou praticamente todos os módulos oferecidos pela Buk, integrando soluções que conversam entre si e eliminando de vez as informações descentralizadas em e-mails e papéis.

Os impactos práticos na rotina do negócio

Quando o Departamento Pessoal deixa de ser um "apagador de incêndios" e passa a ter controle total sobre as suas rotinas, os resultados aparecem diretamente no ponteiro da eficiência corporativa.

Ao trazer a folha para dentro e adotar automações inteligentes, a Belltech conquistou o que toda empresa em crescimento mais busca: previsibilidade e governança.

"A gente tem mais gestão hoje. Gestão dos processos, de comunicação. A gente consegue ser mais assertivo na comunicação que a gente faz. Internalizando o processo de folha de pagamento, a gente tem mais segurança nos números. Então, hoje o maior benefício para nós é essa autonomia", afirma Giovanna.

Workflows automatizados: O fim dos e-mails perdidos

Sabe aquele fluxo interminável de mensagens para aprovar uma alteração salarial ou para alinhar o período de descanso de um funcionário? Na Belltech, isso virou passado. A utilização de fluxos digitais transformou a velocidade das tomadas de decisão internas.

"Algo que facilitou muito nosso dia a dia são os workflows de aprovações. Então, tanto para solicitar férias quanto para solicitar uma promoção, uma contratação, tudo isso com workflow automatizado nos ajudou bastante."

Uma nova experiência para o colaborador

O impacto de uma transformação digital não pode ficar restrito à mesa do RH; ele precisa alcançar a percepção do time. Um sistema intuitivo empodera o funcionário, que passa a acessar seus próprios documentos sem precisar abrir chamados ou gerar demandas burocráticas.

"A gente sentiu mais essa proximidade, principalmente através da comunicação, que é muito mais simples e fluida, e também na organização. A gente tem os documentos com acesso facilitado, assinatura simplificada e tudo fica armazenado num mesmo ambiente. Isso torna os processos mais fluidos e automaticamente o colaborador fica mais seguro e mais próximo", contou Giovanna.

Para Giovanna, a Buk facilita “150% a vida do RH".

O que a sua empresa pode aprender com Belltech?

A jornada da Belltech deixa uma grande lição para fundadores, CEOs e diretores de RH: terceirizar nem sempre significa simplificar. Muitas vezes, a dependência de fornecedores externos esconde falhas de visibilidade, riscos jurídicos por falta de auditoria em tempo real e um distanciamento prejudicial entre a empresa e o colaborador.

Internalizar processos críticos com o suporte de uma plataforma integrada não é apenas um movimento operacional. É uma decisão estratégica que devolve a autonomia ao seu time, blinda a empresa contra passivos trabalhistas e cria um ambiente focado no que realmente importa: o crescimento sustentável do negócio.

Se o seu RH ainda gasta tempo preenchendo planilhas ou esperando o retorno de terceiros, talvez seja a hora de dar o próximo passo rumo à eficiência.

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