O RH brasileiro não sofre de falta de vontade de inovar. Sofre de falta de tempo, e boa parte dele some em tarefas que ninguém planejou. Segundo pesquisa inédita da Buk Brasil, “Um retrato real da IA e da sobrecarga no RH brasileiro”, com 386 profissionais de RH, 56% perdem 3 horas ou mais por semana cruzando informações manualmente entre sistemas que não conversam. São mais de 150 horas por ano perdidas em um trabalho que não precisava existir.
E o dado fica ainda pior: 19% perdem 6 horas ou mais nessa tarefa. São 312 horas por ano perdidas.
As empresas grandes, com mais de 200 colaboradores, são as mais afetadas: 22% perdem 6 horas ou mais.
Entre as médias empresas, que têm entre 50 e 199 funcionários, o percentual é de 13%; e nas pequenas, com até 49 colaboradores, 17% afirmam perder 6 horas ou mais fazendo esse cruzamento de informações.
Entenda mais sobre o retrato da sobrecarga do RH abaixo.
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Por que o tempo do RH some?
O tempo perdido tem uma causa visível: 47% das empresas operam com 2 a 3 sistemas distintos para RH, de acordo com a pesquisa da Buk, e 24% usam 4 ou mais. Cada sistema a mais cria um ponto em que alguém precisa conferir, copiar ou reconciliar dados.
As empresas grandes são as mais fragmentadas: 29% usam 4 sistemas ou mais, contra apenas 10% nas médias. O dado representa um comportamento comum das empresas, que adquirem ferramentas pontuais (uma para folha de pagamento, outra para recrutamento, outra para desempenho) à medida que crescem e diferentes problemas aparecem.
O problema é que sem uma estratégia de plataforma única, essas aquisições pontuais aumentam gastos e desfocam as equipes.
E falta de tempo é um dos grandes desafios do RH hoje: segundo a pesquisa, 40% dos profissionais de RH citam a falta de tempo para atuar estrategicamente como o maior desafio hoje.
E justamente a falta de integração entre sistemas aparece na lista como o maior problema, mencionada por 11% dos entrevistados.
Leia também: 5 tarefas que mais consomem o tempo do seu RH (e como a Buk resolve)
As consequências reais de um RH preso no operacional
Quando o RH gasta o tempo em tarefas operacionais, sobra pouco para o que gera valor: planejar força de trabalho, analisar dados de pessoas e participar das decisões do negócio. Conheça as principais consequências de ficar preso no operacional:
- Tomar decisões baseadas em percepção. Quem passa a semana reconciliando dados tem menos tempo para analisá-los. A falta de dados e indicadores para embasar decisões já é o desafio de 5% dos entrevistados.
- Retrabalho e risco de erro. Cruzar informações manualmente entre sistemas abre espaço para divergências. O retrabalho e as tarefas manuais são o principal desafio de 29% dos profissionais, sobretudo nas grandes empresas, segundo a pesquisa da Buk.
- RH fora da mesa de decisão sobre tecnologia. Nas grandes empresas, a área de TI lidera a adoção de IA em 55% dos casos e o RH em apenas 16%. Um RH sem tempo tem menos fôlego para conquistar esse espaço, em um momento em que a adoção de IA é parte da estratégia.
- IA sem governança. 73% dos profissionais de RH entrevistados trabalham em empresas sem política formal de uso de IA, e 63% usam a ferramenta mas ainda estão aprendendo. Sem tempo para estruturar regras e capacitação, a IA tende a entrar de modo informal.
- Alívio parcial, não estrutural. Apenas 42% sentem alívio real de carga com a IA; 37% dizem que ajudou pouco e 5% relatam que ela não reduziu a sobrecarga e pode até ter criado mais demanda. Automatizar sem resolver a fragmentação de sistemas não devolve o tempo.
Leia também: IA no RH: 42% dos profissionais seguem sobrecarregados, diz pesquisa
Como recuperar o tempo perdido do RH?
O caminho mais direto é reduzir o número de pontos onde alguém precisa copiar ou conferir um dado: menos sistemas desconectados, menos papel e mais automação de rotinas. As dicas abaixo seguem os gargalos que a pesquisa identificou.
- Meça onde o tempo vai. Durante um mês, registre quanto tempo a equipe gasta cruzando dados, lançando informações duas vezes e procurando documentos. Sem esse número, não dá para priorizar nem justificar investimento com a liderança.
- Mapeie seus sistemas e as integrações entre eles. Liste cada ferramenta de RH e onde um dado precisa ser reescrito. Os pontos de reconciliação manual são os primeiros candidatos à integração.
- Priorize a integração entre folha, ponto e cadastro dos colaboradores. Folha de pagamento e controle de jornada estão entre as tarefas que mais consomem tempo, segundo 27% e 10% dos entrevistados, respectivamente, e são as que mais dependem de dados vindos de outros sistemas.
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- Digitalize documentos e fluxos de aprovação. Documentos e burocracia lideram a lista das tarefas que mais consomem o tempo do RH (32%). Assinatura digital, fluxos de solicitação e arquivo centralizado reduzem a busca e o retrabalho.
- Considere uma plataforma única de gestão de pessoas. Quando a fragmentação é a causa, a solução é reduzir a quantidade de sistemas, e não adicionar mais um. A pesquisa associa o cenário de várias ferramentas pontuais ao problema que tende a se agravar conforme a empresa cresce.
- Use IA com regras claras. Entre as empresas com política formal de uso de IA, 56% sentem alívio real na carga de trabalho, contra 42% onde a política está em construção e 34% onde o uso é informal. Os dados sugerem que a governança ajuda a IA a funcionar melhor.
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Olá! Sou Camila Mendonça, jornalista e especialista de conteúdo na Buk. Tenho mais de 10 anos de experiência em ass...
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