Papo de Especialista: Obrigações Legais no Fim de Ano

Para ajudar líderes e equipes de RH/DP a atravessarem o pico operacional do fim de ano com segurança, convidamos Eliara Naiade, Gerente de Projetos em Gestão de Pessoas na Buk.

Formada em Administração, Eliara atua na área de Projetos e lidera a frente de expansão da Buk no Brasil, acompanhando clientes do módulo de Remuneração. No dia a dia, conecta desenvolvimento de produto e relacionamento com empresas para garantir precisão de cálculos e conformidade nas obrigações legais — com foco em 13º salário, férias coletivas, dissídio e impactos no balanço.

Quais são as obrigações legais de fim de ano no DP/Folha, e como preparar as equipes?

Eliara: Eu costumo dizer que o final de ano, para a área de gestão de pessoas, é sempre um período bem movimentado, com mais processamentos do que o normal e muitas atividades simultâneas. Por isso, a primeira atitude é preparar a área para uma maior volumetria operacional e, ao mesmo tempo, planejar gerencialmente o próximo ano.

No campo das obrigações legais, as mais importantes são o processamento da 1ª e da 2ª parcela do 13º salário, que é um direito anual de todos os colaboradores regidos pela CLT. Assim, as empresas precisam calcular a folha de adiantamento e a folha da segunda parcela do 13º, além de recolher os respectivos impostos.

Além disso, algumas empresas concedem férias coletivas nesse período. Nesses casos, é necessário comunicar os órgãos responsáveis (e os colaboradores) — seja para a empresa inteira, seja para um grupo específico — e realizar os cálculos e pagamentos correspondentes. Paralelamente, costuma haver maior demanda de programação e cálculo de férias individuais, já que muitos colaboradores aproveitam recessos escolares e viagens. Por isso, é um momento naturalmente mais propenso a demandas adicionais para o RH.

13º salário: o que é, quando pagar e quais descontos incidem?

Eliara: Também conhecido como gratificação natalina, o 13º salário é um direito previsto na legislação trabalhista (Lei nº 4.090/62). Ele corresponde a 1/12 da remuneração devida por mês trabalhado no ano e pode ser pago em duas parcelas:

• 1ª parcela: até 30 de novembro;
  
• 2ª parcela: até 20 de dezembro, com os descontos legais (INSS e IRRF, quando aplicável).

Para gestores de RH/DP, é essencial atenção aos prazos, à base de cálculo — incluindo médias de variáveis como horas extras e comissões — e ao recolhimento correto dos encargos.

Férias coletiva no fim de ano: como funcionam e quais obrigações legais para o RH?

Eliara: As férias coletivas são uma prerrogativa legal. A empresa pode concedê-las em até dois períodos no ano, como suspensão temporária das atividades de toda a empresa ou de determinados setores, geralmente justificada por baixa demanda nesse período.

Para implementar as férias coletivas, o RH/DP precisa:

• Comunicar, com antecedência mínima de 15 dias, o Ministério do Trabalho e o Sindicato da Categoria;
• Emitir aviso formal a todos os colaboradores, com datas, regras e orientações;
• Garantir os pagamentos legais equivalentes às férias individuais: pagamento antecipado (até dois dias antes do início) e o acréscimo de 1/3 constitucional.
  
  

Em resumo, o segredo é planejar e formalizar. Ao comunicar corretamente (órgãos e pessoas), registrar as decisões e cumprir os prazos de pagamento, o RH evita retrabalho, reduz dúvidas dos colaboradores e minimiza riscos de não conformidade no período mais movimentado do ano.

Férias coletivas: os benefícios se mantêm?

A legislação não especifica a obrigatoriedade de manutenção dos benefícios; porém, muitas empresas optam por manter parte deles por decisão de política interna.

O importante, portanto, é definir previamente a política (manter, suspender ou proporcionalizar), validando CCT/acordos e contratos com fornecedores; formalizar por escrito — com datas, elegibilidade e valores — e comunicar aos colaboradores e líderes; refletir as decisões na folha e nos pedidos às operadoras; e arquivar toda a comunicação e os registros como trilha de auditoria. Assim, o DP/RH garante coerência, previsibilidade de caixa e conformidade durante as férias coletivas — sem surpresas para ninguém.

Balanço de fim de ano no RH: quais ferramentas-chave simplificam a operação?

Eliara: Para gestores de RH/DP, o ponto de partida é planejamento com cronograma: uma ferramenta que permita acompanhar atividades e entregas da área, incluindo todos os stakeholders, com responsáveis definidos para cada etapa e atenção às janelas de recesso de executores de folha, aprovadores de pagamento e terceiros (como contabilidade). 

Em paralelo, comunicação clara funciona como ferramenta crítica: antecipar datas de pagamento, regras de férias e informações de recesso reduz dúvidas, alinha expectativas e diminui acionamentos. 

Por fim, vale investir em plataformas de gestão de pessoas que automatizem cálculos e deem visibilidade aos números; soluções com previsibilidade e acuracidade evitam retrabalho, diminuem a insegurança dos colaboradores e mitigam risco de multas trabalhistas. Quanto mais acessíveis e centralizados estiverem os dados (com menos manipulação manual), mais rápidas e eficientes serão as decisões e o fluxo operacional no pico de fim de ano.

Do fechamento da folha ao balanço: red flags que o RH não pode ignorar

Olha, existem várias, mas um ponto central é a consistência dos dados. Quando a equipe não consegue acessar informações de forma clara e fácil, ou quando os dados não concordam com os números utilizados por outras áreas, isso é uma red flag. Em termos práticos, gestores de RH precisam dominar o quadro de pessoal, o custo total de folha, a alocação por áreas e os centros de custo — esses são elementos básicos para qualquer fechamento.

Se cada área trabalha com planilhas ou relatórios divergentes, há um sinal de que a base pode estar incorreta ou desatualizada. Nesse cenário, a prioridade é definir (ou reforçar) a “fonte da verdade”: qual repositório oficial abastece a folha, o financeiro e a controladoria. A partir daí, vale padronizar critérios, eliminar planilhas paralelas e garantir integrações íntegras (ponto → folha → eSocial/contabilidade). Essa disciplina reduz o risco de lançamentos indevidos, provisões erradas e retrabalhos no período mais crítico do ano. Então isso poderia ser uma red flag no sentido de que eu preciso realmente entender qual é a fonte da verdade das minhas informações para alimentar a minha área e as outras áreas com a informação correta.

Dissídio x reajuste salarial de fim de ano: o que é cada um e como se diferenciam?

Eliara: Dissídio é um ajuste salarial obrigatório definido por convenção coletiva (CCT) ou acordo coletivo (ACT), resultante de negociação entre o sindicato dos empregados e o sindicato das empresas. Ele não necessariamente ocorre no fim do ano: acontece na data-base prevista na convenção. Assim, pode cair em dezembro — se a data-base assim determinar — ou em qualquer outro mês. Por isso, é essencial observar a data-base da categoria para aplicar corretamente o dissídio. Em linhas gerais, trabalhadores regidos pela CLT, abrangidos por uma convenção, têm reajuste por dissídio acordado entre os sindicatos.

Já o reajuste salarial (fora do dissídio) pode ser espontâneo: decorre de mérito, promoção, desempenho excepcional ou mudança de função. É definido entre empresa e colaborador, com base em políticas internas, e pode ocorrer em qualquer data, inclusive no fim do ano, sem depender de prerrogativa sindical ou de previsão legal específica — trata-se de um acordo contratual entre as partes.

Encerrar o ano sem sobressaltos é resultado de planejamento, comunicação clara e dados confiáveis. Com cronograma, responsáveis definidos e integrações íntegras (ponto → folha → eSocial/contabilidade), o RH processa o 13º no prazo, conduz férias coletivas com segurança jurídica, aplica dissídio na data-base correta e fecha o balanço com provisões consistentes. Como reforça a especialista, quanto mais acessíveis e centralizados forem os dados, mais rápidas e seguras serão as decisões — e menor o risco de retrabalho, multas e passivos trabalhistas.

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